Gelişmiş DAP ile Lansman Öncesi Eğitimin Sonu
Bu sahneyi hayal edin. İşletmelerde her gün yaşanıyor. Büyük bir yazılımın kullanıma sunulmasına altı hafta kaldı. Öğrenme ve Geliştirme ekibi konferans odaları için rezervasyon yapar, slayt sunumlarını tasarlar ve her departman için üç turluk eğitim oturumu düzenler. Katılım yoğun. Geri bildirim formları, insanların kendilerini “hazır” ve “kendinden emin” hissettiklerini söylüyor. Canlı yayına geçiş gününde BT yardım masası sular altında kaldı. Çalışanlar iki hafta önce kendilerine gösterilen özellikleri bulamıyorlar. Evlat edinme durakları. Kıdemli sponsor uygulamanın yatırım getirisi hakkında zor sorular sormaya başlar.
Ne yanlış gitti? Eğitim değil. Antrenörler değil. Sorun yapısaldır ve öğrenme ve geliştirme profesyonellerinin onlarca yıldır çözmek yerine üzerinde çalıştığı bir sorundur. İnsan beyni, sınıf bağlamlarından elde edilen prosedürel bilgiyi iyi bir şekilde saklamaz. Ebbinghaus unutma eğrisi bize, pekiştirme olmadan insanların yeni bilgilerin %70'ini 24 saat içinde unuttuğunu söylüyor. Yazılımın hayata geçmesinden günler veya haftalar önce yapılan bir eğitim oturumu bu biyolojiyle mücadele ediyor ve kaybediyor. Çalışanlar canlı sistemin karşısına ilk kez oturduklarında, ihtiyaç duydukları bilgi tam olarak silinen bilgidir.
Öğrenme ve Geliştirme için asıl soru lansman öncesi eğitimin nasıl daha iyi hale getirileceği değildir. Kurumsal yazılımlar için birincil etkinleştirme modeli olan lansman öncesi eğitimin varsayılan olarak kalıp kalmayacağı önemli.
“Canlı Yayına Geçmeden Önce Eğitim Alın” İle İlgili Yapısal Sorun
Lansman öncesi eğitim modeli, etkili olduğu için değil, mevcut tek seçenek olduğu için varlığını sürdürdü. Yazılımın içine eğitici yerleştirmenin bir yolu yoktu. Yardım içeriği uygulamanın dışında, portallarda, PDF'lerde ve çalışanların iş akışlarından ayrılmalarını, yanıt aramalarını ve sisteme tekrar bağlam geçişlerini gerektiren destek wiki'lerinde barındırılıyordu. Bu sürtünme çoğu çalışanın bunu kullanmamasını sağlamak için yeterliydi.
İstatistikler sonuçları yansıtıyor. Çalışanlar şu anda çalışma zamanlarının %21'ini yazılımın nasıl kullanılacağını bulmaya harcıyor. Eğitim maliyeti, yeni araç başına çalışan başına ortalama 1.200 ABD dolarıdır. Ve yazılım özelliklerinin %70'i kuruluşlar genelinde kullanılmıyor; bunun nedeni özelliklerin zayıf olması değil, çalışanların bunları asla keşfedememesi veya ilk eğitimden sonra bunları nasıl kullanacaklarını bilmemeleridir.
Bu arada ortalama resmi eğitim süresi, çalışan başına yıllık 40 saate düştü. Eğitim Dergisi'ın verileri. Öğrenim bütçesi daralıyor. Yazılım ortamı giderek daha karmaşık hale geliyor. Ve işletmeler, benimseme katmanı bozulduğu için düşük performans gösteren teknoloji yatırımlarına para akıtmaya devam ediyor.
Bunu düzeltmek için dijital benimseme platformları (DAP'ler) mevcuttur. Forrester'a göre DAP pazarının 2024 ile 2032 arasında üç katına çıkması ve yıllık bileşik %18,5 büyüme oranıyla büyümesi bekleniyor; bu, doğrudan kurumsal benimseme sorununa daha iyi bir yanıta yönelik talep tarafından yönlendirilen bir gidişat. Forrester'ın “Dijital İşyeri İçin Teknoloji Dalgası”nda DAP'ler “yatırım” çeyreğinde yer alıyor: yüksek mevcut iş değeri, güçlü ivme.
Uygulama İçi, Anlık Rehberlik Aslında Nasıl Görünüyor?
Dijital benimseme platformu ÖYS'nizin yerini almaz. Farklı bir katmanda çalışır; kurumsal uygulamanın üzerinde yer alır ve çalışanın ihtiyaç duyduğu anda, iş akışından ayrılmasını gerektirmeden yazılım içinde rehberlik sağlar.
Modern DAP'ler, etkileşimli rehberliği doğrudan herhangi bir kurumsal uygulamaya yerleştirir; genellikle altta yatan sistemde herhangi bir kod değişikliği yapılmasına gerek kalmaz. Bir çalışan daha önce tamamlamadığı bir iş akışını başlattığında veya geçmişte takılıp kaldığı bir adımla karşılaştığında, rehberlik bulunduğu yerde görünür: ayrı bir portalda, bir yardım merkezinde, okumuş veya okumamış olabileceği bir e-postada değil. Uygulamada bu çeşitli biçimlerde gerçekleşir.
- Etkileşimli izlenecek yollar
Bunlar, kullanıcının uygulamada bulunduğu yere göre bağlamsal olarak tetiklenen belirli iş akışları boyunca adım adım rehberlik eder. Bunlar genel ürün turları değil; çalışanın şu anda canlı sistemde, gerçek koşullar altında tamamlamaya çalıştığı asıl görevle eşleşen, sürece özel kılavuzlardır. - Akıllı araç ipuçları ve etkin noktalar
Bu, kullanıcı alışılmadık bir özelliği duraklattığında, üzerine geldiğinde veya tıkladığında açıklayıcı içeriği ortaya çıkarır ve görevi kesintiye uğratmadan tam zamanında bağlam sağlar. Deneyimli bir kullanıcı için bunlar görünmez kalır. Bir özellikle ilk kez karşılaşan biri için bunlar tam da doğru anda ortaya çıkar. - Bağlamsal duyurular ve bannerlar
Bunlar, ilgili bilgilerin (politika değişiklikleri, süreç güncellemeleri, özelliklerin kullanıma sunulması) bilgi eyleme geçirilebilir olduğu anda uygulama içinde iletilmesini sağlar. Bu, gelen kutusuna gömülen ve ilgili hale gelmeden unutulan e-posta duyurusunun yerini alır. - Yapay zeka destekli uygulama içi asistanlar
Bunlar, doğal dil sorularını doğrudan uygulamanın içinden yanıtlar. İş akışının ortasında sıkışıp kalan bir çalışanın yardım portalı açmasına, yardım masasını aramasına veya bir meslektaşına sormasına gerek yoktur; sorularını yazar ve bulundukları ekrandan hiç ayrılmadan platformun söz konusu uygulama ve iş akışına ilişkin bilgisinden oluşturulan bağlamsal bir yanıt alırlar.
Teknolojiyi Benimseme Eğrisi Bir Teknoloji Sorunu Değil, Bir İnsan Sorunudur
Everett Rogers'ın teknolojiyi benimseme eğrisi (yenilikçiler, erken benimseyenler, erken çoğunluk, geç çoğunluk, geride kalanlar) 1962'de geliştirildi. Kurumsal öğrenme ve geliştirmede pratik olarak en kullanışlı çerçevelerden biri olmaya devam ediyor çünkü insan davranışıyla ilgili kalıcı bir şeyi yansıtıyor: Herkes yeni teknolojiyi aynı hızda, aynı nedenlerle veya aynı destek ihtiyaçları ile benimsemez.
Erken benimseyenler yeni yazılımı minimum rehberlikle çözeceklerdir. Keşfederler, deneyler yaparlar ve çoğu zaman şirket içi şampiyon olurlar. Geç çoğunluk ise tam tersine, alışkanlıklarını değiştirmeden önce tekrar tekrar maruz kalmaya, sürekli desteğe ve akranlarının bu aracı başarılı bir şekilde kullandıklarına dair kanıtlara ihtiyaç duyuyor.
Lansman öncesi eğitimle ilgili rahatsız edici gerçek şu: Bu, dolaylı olarak erken benimseyenler için tasarlandı. Bilgiyi, ihtiyaç duyulan andan önce, yoğun bir formatta bir kez sunar. Erken benimseyenler onu korur ve onunla çalışırlar. Herhangi bir kurumsal iş gücünün çoğunluğunu temsil eden geç çoğunluk, ihtiyaç duymadan onu unutuyor.
DAP'ler, geç çoğunluğun benimseme sorununu gerçek anlamda ele alan ilk teknolojidir, çünkü gerçekten ihtiyaç duyulan yerde ve zamanda, çalışanın üç hafta önceki bir eğitim oturumundan edindiği bilgileri ileriye taşımasını gerektirmeden destek sağlarlar. Yapay zeka bu modele katmanlar halinde eklendiğinde rehberlik, bireysel kullanıcı davranışına uyum sağlar; hangi kullanıcıların zorlandığını, hangi iş akışlarının sürtüşmeye neden olduğunu tanır ve yanıt olarak hedeflenen desteği ortaya çıkarır. Bir iş akışını tereddüt etmeden tamamlayan kullanıcı araç ipucunu görmez. Aynı adımda tekrar tekrar duraklayan kullanıcıya otomatik olarak ek rehberlik sunulur.
Bu pazarlama anlamında kişiselleştirme değildir. Bu davranışsal adaptasyondur; sistemin, her bireyin gerçekte ne yaptığına bağlı olarak gerçek zamanlı olarak gerçekte neye ihtiyaç duyduğuna uyum sağlamasıdır.
Bu, Öğrenme ve Geliştirme Stratejisi Açısından Ne Anlama Geliyor?
Bunların hiçbiri öğrenme ve geliştirme ekiplerinin yapılandırılmış öğrenmeyi terk etmesi gerektiği anlamına gelmiyor. Kavramsal bilgi, liderlik gelişimi, sosyal beceriler, uyumluluk bağlamı; bunlar, sınıf ve e-Öğrenim formatlarının sağlamak için iyi tasarlanmış olduğu türden derin bir katılımı gerektirir.
Değişen şey, özellikle yazılımın benimsenme sürecinde eğitimin rolüdür. Uygulama içi rehberlik, sistemde nasıl gezinileceği, belirli iş akışlarının nasıl tamamlanacağı, özelliklerin etkili bir şekilde nasıl kullanılacağı gibi prosedür bilgilerini ele aldığında, lansman öncesi eğitim oturumunun bu görevleri kapsaması gerekmez. Daha üst düzey sorulara odaklanabilir: Bu sistemin neden önemli olduğu, ekibin hedefleriyle nasıl bağlantılı olduğu, işin nasıl yapıldığına ilişkin değişimin ne anlama geldiği.
Bu, öğrenme ve geliştirme profesyonellerinin zamanlarını nasıl harcadıkları konusunda anlamlı bir gelişmedir. Öğrenme ve Geliştirme ekipleri, çalışanların ihtiyaç duymadan önce unutacağı adım adım yazılım kılavuzları tasarlamak yerine, uygulama içi rehberliğin sağlayamayacağı kavramsal temeli ve stratejik bağlamı oluşturan öğrenme deneyimleri tasarlayabilir. Yapılandırılmış öğrenme ile performans desteği arasındaki işbölümü daha temiz hale gelir ve sonuç olarak her ikisi de daha etkili hale gelir.
Modern DAP'lerin ürettiği davranışsal analizler, öğrenme ve geliştirmenin stratejik değerine başka bir boyut daha katıyor. Hangi iş akışlarının sürtüşmeye neden olduğu, hangi özelliklerin keşfedilmeden kaldığı, kullanıcıların sürekli olarak görevleri bıraktığı uygulama içi rehberlikten elde edilen kullanım verileri, öğrenme ve geliştirme ekiplerine benimsemenin nerede başarılı olduğu ve nerede müdahalenin gerekli olduğu hakkında gerçek zamanlı sinyal verir. Bu, ÖYS/LMS tamamlama verilerinden niteliksel olarak farklıdır. Bir eğitim modülüyle ilgili olarak bildirilen katılımı değil, gerçek uygulamadaki gerçek davranışı yansıtır. Yapılandırılmış dijital benimseme uygulamalarını uygulayan kuruluşlar, eğitim verimliliğinde %30-40'lık bir iyileşme ve çalışan verimliliğinde %25'lik bir artış (ClickLearn) bildirmektedir; bu tam olarak ölçülmüştür çünkü rehberlik, çalışanlara haftalar öncesinden ziyade ihtiyaç duydukları anda ulaşmaktadır.
Geleceğe Ait Etkinleştirme Modeli
Kurumsal yazılım ortamı kolaylaşmıyor. Kuruluşlar her zamankinden daha fazla uygulama çalıştırıyor; satış ekipleri Salesforce'ta, İK ekipleri Workday'de, finans ekipleri SAP'de, operasyonlar ServiceNow'da yaşıyor ve her sistemin kendi mantığı, kendi iş akışları ve kendi benimseme eğrisi var. Canlıya geçişten önce verilen tek bir eğitim etkinliğinin bu ortamda yeterliliği sürdürebileceği fikri artık savunulamaz.
Geleceğe ait etkinleştirme modeli sürekli, bağlamsal ve uyarlanabilirdir. Çalışanlardan bilgiyi sınıftan canlı bir sisteme taşımalarını istemek yerine, ihtiyaç anında uygulamanın içinde oldukları yerde buluşur. Herkese aynı içeriği sunmak yerine her bireyin davranışına uyum sağlar. Ayrıca öğrenme ve geliştirme ekiplerinin benimsemeyi, insanların hatırladıklarını söyledikleri şeylerle değil gerçekte yaptıkları şeylerle ölçmesine olanak tanıyan davranışsal veriler üretiyor.
Lansman öncesi eğitimler bitmiyor. Ancak rolü, birincil etkinleştirme aracından stratejik temele doğru değişiyor. Uygulama içi rehberlik katmanı, bu temeli kalıcı davranış değişikliğine dönüştüren şeydir. Nihayet kurumsal yazılımın benimsenmesi bu şekilde gerçekleşir.
Bir yanıt yazın