İçerik Kitaplıklarını Öğrenme: Neden Görünürlük Gerçek İçeriktir
Öğrenme ve Geliştirme çevrelerinde yeterince konuşulmayan bir şey var: çoğu kuruluşun öğrenme içeriği kütüphanelerinin içinde gerçekte ne olduğu hakkında gerçek bir fikri yok. Önemli olan ayrıntı düzeyinde değil. İçeriğe sahip olduklarını biliyorlar. LMS platformlarında, ortak sürücülerde ve eski sistemlerde bir yerlerde bulunduğunu biliyorlar. Ama aslında içinde ne var? Güncel olan, güncel olmayan, var olduğunu kimsenin bilmediği için üç kez kopyalanan şey nedir? Bu kısım büyük ölçüde görünmez.
Ve bu görünmezlik gerçek paraya mal oluyor.
Buraya Nasıl Geldik?
Buradaki zorluk bunun bir gecede gerçekleşmemiş olmasıdır. Geçtiğimiz yirmi yıl boyunca işletmeler, dijital eğitim materyalleri, SCORM paketleri, PDF'ler, videolar, değerlendirmeler ve daha fazlasını içeren muazzam kütüphaneler oluşturdular. Bir kısmı şirket içinde oluşturuldu. Bazıları birleşme ve satın almalarla geldi. Bazıları satıcılardan satın alındı. Ve hepsi birbiriyle konuşmak üzere tasarlanmamış sistemlere düştü.
Artık birden fazla LMS platformuna yayılmış içeriğiniz, varsa tutarsız meta verileriniz, aslında kilitli kutular olan özel formatlarınız var ve bunların herhangi birinde anlamlı bir şekilde arama yapmanın gerçek bir yolu yok.
Öğrenim liderleri kendi öğrenim içeriği kütüphanelerinde kör uçuyorlar. Bu nedenle içerik zaten bir biçimde varken sıfırdan oluşturulmaya devam ediyor. Güncelliğini yitirmiş modüllerin olması gerekenden daha uzun süre hayatta kalmasının nedeni budur. Bu yüzden kimse gerçekten neye para ödediğini bilmiyor.
Maliyetler İnsanların Düşündüğünden Daha Büyük
Öğrenme ve Geliştirme liderleriyle bu konu hakkında konuştuğumda, ilk odaklandıkları şey bariz şeyler, mükerrer kurs geliştirme, gereksiz satıcı lisansları ve benzeri şeyler oluyor. Ve bunlar gerçek. Ancak çoğu zaman sizi etkileyen şey gizli maliyetlerdir.
Şunu bir düşünün: Çalışanlar zamanlarının kabaca %21'ini sadece bilgi arayarak, diğer %14'ünü ise ilk etapta bulamadıkları bilgileri yeniden oluşturarak geçiriyorlar. Bu tek başına bir içerik sorunu değil. Bu bir iş performansı sorunudur. Bunu gerçek büyüklükteki bir iş gücüyle çarptığınızda, daha işlerin uyumluluk riski yönüne dokunmadan büyük bir üretkenlik kaybına bakıyorsunuz.
Ve uyum, işin ciddileştiği yerdir. Düzenlemeye tabi sektörlerdeki güncelliğini yitirmiş eğitim modülleri yalnızca para israfı değildir. Bunlar bir sorumluluktur. Birisi mevzuat gereksinimlerinin üç versiyon gerisinde olan bir kursu tamamlarsa, hiçbir geriye dönük temizlemenin tam olarak çözemeyeceği bir sorunla karşı karşıya kalırsınız.
Sektör verileri, bilgi verimsizliğinin işletmelere yıllık gelirin yaklaşık %25'ine mal olduğunu gösteriyor. Başka bir deyişle milyarlarca kopya içerik harcaması. Keşke bu rakamlar abartılı olsaydı. Değiller. AstraZeneca ve NatWest gibi kuruluşların örnek olay çalışmaları, içerik kitaplıklarının temizlenmesi ve uygun şekilde düzenlenmesinin harcamaları %20-40 oranında azaltabileceğini ve binlerce personel saatinden tasarruf sağlayabileceğini gösteriyor. Bunlar az rakamlar değil.
İçerik Denetimlerinin Çoğu Yeterince Derine İnmiyor
Pek çok organizasyonun sıkışıp kaldığı noktanın burası olduğunu düşünüyorum. Bir sorunları olduğunu biliyorlar ve içerik denetimi yapıyorlar. Birisi bir elektronik tablo oluşturuyor. Ders başlıklarına, belki de son değiştirilme tarihlerine, eğer şanslılarsa tamamlama oranlarına bakarlar. Daha sonra buna göre kararlar veriyorlar.
Sorun şu ki, yüzey seviyesinde bir görünüm. Şişenin üzerindeki etiketi okuyorsunuz, içindekini analiz etmiyorsunuz. “Uyumluluk Temelleri 2019” adlı bir kurs hâlâ %80 oranında alakalı olabilir. Veya kimsenin işaretlemediği üç spesifik bölümde tehlikeli derecede güncelliğini yitirmiş olabilir. Dışarıdan söyleyemezsin.
Görünürlük sorununun özü budur. İşte bu yüzden sürekli geri döndüğüm benzetme tıbbi görüntülemedir. Bir doktorun hastanın içinde neler olduğunu anlaması gerektiğinde sadece dışarıya bakıp en iyi tahminde bulunmaz. MR çekiyorlar. Gerçek teşhisi mümkün kılan bir çözünürlük düzeyinde, gerçekte orada ne olduğuna dair ayrıntılı ve doğru bir resim elde ederler.
Öğrenme içeriği de aynı şeye ihtiyaç duyar.
İçeriğiniz İçin Bir “Dijital MRI” Aslında Nasıl Görünüyor?
MetaLark'ın çözmek için tasarlandığı sorun tam olarak budur. İçerik kitaplığınızı belgelemenize yardımcı olmak için değil, karar verme açısından gerçekten önemli olan ayrıntı düzeyine kadar size tam olarak içinde ne olduğunu anlatmak için.
MetaLark, içeriğinizi moleküler düzeyde tarar ve ayrıştırır. SCORM paketleri, videolar, PDF'ler, değerlendirmeler bunların içine girer. İşlenen becerileri, ele alınan konuları ve bilgilerin güncel olduğunu bildiğiniz bilgilere göre doğruluğunu tanımlar. Boşluklarınızın olduğu, fazlalıklarınızın olduğu, temelde aynı kursun farklı sistemlerde farklı isimler altında yaşayan üç versiyonunun olduğu yerde ortaya çıkar.
Ve başından beri orada olması gereken ama kimsenin bunları düzgün bir şekilde oluşturacak zamanı veya tutarlı sınıflandırması olmadığı için olmayan meta verileri, özetleri ve beceri eşlemelerini otomatik olarak oluşturur.
Sonuç, çoğu Öğrenme ve Geliştirme ekibinin aslında hiç sahip olmadığı bir şey: kitaplıklarındaki her şeyin ve kitaplığın gerçekte ne içerdiğinin net, aranabilir, yapılandırılmış bir görünümü. Sadece adı ne değil. İçinde ne var?
Röntgen ile MRI arasındaki fark budur. Biri size sorunun şeklini gösterir. Diğeri ise içeride gerçekte neler olup bittiğini gösterir.
Teknoloji Kaosu Ortaya Çıkarıyor, Yönetişim Kaosu Geri Dönmesini Engelliyor
İşte MetaLark gibi araçlarla ilgili olan şey. Kaosu yüzeye çıkarıyorlar. Burayı yönetmiyorlar. Organizasyon parçasının devreye girdiği yer burasıdır ve açıkçası, sıkı çalışmanın çoğunun yaşandığı yer burasıdır.
Her öğrenme içeriğinin bir sahibine ihtiyacı vardır. Bir komite değil. Kolektif olarak “Öğrenme ve Geliştirme ekibi” değil. İçeriğin doğru, güncel ve ağırlığına uygun olup olmadığından sorumlu olan gerçek kişi. Sahiplik belirsiz olduğunda içerik birikir. Asla emekliye ayrılmıyor. Hiçbir zaman güncellenmiyor. Orada öylece duruyor ve süresiz olarak barındırma maliyetlerini ve uyumluluk riskini üstleniyor.
Ayrıca bir içerik yaşam döngüsü politikasına, içeriğin ne zaman inceleneceğine, güncelleneceğine veya kullanımdan kaldırılacağına ilişkin resmi bir tanımlamaya da ihtiyacınız var. Bunun bürokratik göründüğünü biliyorum, ancak basit bir yıllık inceleme standardı bile gerçek bir fark yaratıyor. Bu olmadan, yalnızca güncelliğini kaybetmiş materyallerin varsayılan olarak kalmasına izin vermiş olursunuz.
Karşılığını Veren Gösterişsiz Çalışma
Meta veriler ve adlandırma kuralları insanların kabul etmek istediğinden daha önemlidir. Yapay zeka devreye girmeden önce ekiplerin tutarlı etiketleme, sınıflandırma ve sınıflandırma konusunda uyumlu hale getirilmesi, bu noktadan sonra oluşturulan her şeyin gerçekten bulunabileceği anlamına gelir. Gösterişsiz bir iş ama karşılığını yıllarca alıyor.
Ve eğer bir birleşme ya da hızlı bir büyüme döneminden geçiyorsanız, içerik rasyonelleştirmenin en başından itibaren planın bir parçası olması gerekir; iki yıl sonra kütüphane zaten karmakarışık hale geldiğinde uğraşacağınız bir şey değil. Neyi tutacağınıza, neyi birleştireceğinize ve neyi emekliye ayıracağınıza önceden karar vermek, daha sonraki süreçte pek çok acıyı önler.
Öğrenme ve Geliştirmenin Başarıyı Nasıl Ölçtüğünü Yeniden Düşünmek
En önemli zihniyet değişimi şu: Pek çok Öğrenme ve Geliştirme ekibi hâlâ öncelikle yeni içerik ürettikleri için ölçülüyor ve ödüllendiriliyor. Sahip olduklarını yönetmek için değil. Güncellemek ve geliştirmek için değil. Artık işe yaramayan bir şeyi emekli etmek için değil. Ve böylece yığınla ilgilenmek yerine, yığına sürekli ekleme yapan kültürlerle karşılaşıyorsunuz.
Başarıyı yeniden kullanım, iyileştirme ve etki etrafında yeniden çerçevelemek, teşvik yapısını hiçbir yazılım aracının kopyalayamayacağı şekilde değiştirir. Eğer organizasyon, organize edilebileceğinden daha hızlı bir şekilde gürültü üretmeye devam ederse, dünyadaki en iyi içerik zekasının pek bir faydası olmaz.
Sonuç olarak
Gizli öğrenme içeriği yalnızca bir teknoloji sorunu değildir. Bu bir görünürlük sorunu, bir yönetişim sorunu ve sonuçta bir karar verme sorunudur. İçeride göremediğiniz içerik hakkında iyi kararlar veremezsiniz.
Bunun önüne geçen kuruluşlar, güçlü içerik yönetimi uygulamalarını onlara gerçekte sahip oldukları şeyin MRI düzeyindeki görünümünü sağlayan araçlarla eşleştiren kuruluşlardır. Sonuç olarak daha az atık, daha düşük uyumluluk riski ve dijital atık depolama alanları yerine stratejik varlıklar olarak işlev gören öğrenim kütüphaneleri ortaya çıkıyor.
Şu anda çoğu kuruluş için bu varlıklar orada duruyor. Görünmez. Herhangi bir bütçe kaleminde açıkça görünmeyen şekillerde, sessizce para harcamak.
Çözmeye değer sorun budur. İyi haber şu ki, sonunda sorunu çözecek araçlara sahibiz.
Temel Çıkarımlar
- Çoğu Öğrenme ve Geliştirme ekibi kendi içerik kütüphanelerinde körü körüne uçuyor ve bu görünmezliğin maliyeti herkesin bütçesinden daha büyük.
- Bir elektronik tablo denetimi size neye sahip olduğunuzu söyler. Dijital MRI size aslında içinde ne olduğunu söyler. Bunlar çok farklı şeyler.
- Teknoloji kaosu yüzeye çıkarabilir ancak yönetim onun geri gelmesini engelleyen şeydir.
Bir yanıt yazın