Nasıl başlamalı?
Birleştirin toplantı günü politikası yok Konuşmaktan çok niyet gerektirir. Zaten bunu yapan şirketlerdeki deneyimler bir dizi pratik adıma işaret ediyor. Bunlardan ilki, duruma göre krizler veya müşterilerle ilgili sorunlar için açık istisnalar oluşturmanın yanı sıra, hangi ekiplerin başlayabileceğini ve hangilerinin belirli ayarlamalar gerektireceğini tanımlamaktan ibarettir.
Ventosa, “Toplantıların yasaklanmaması, sınırlı olması gerektiğine inanıyorum. Her toplantının amacı açık olmalı ve kuralın istisnası da olmalı. Bir gün içinde kimseyle görüşmeyen bir genel müdür hayal edebiliyor musunuz? Hayal etmek zor ama bunun gerçekleşmesi için alternatifler önerilebilir” diyor Ventosa.
Bir diğer adım ise Kesintisiz zaman aralıklarıyla başlayınÖrneğin, saat 1:00'den 5:00'e kadar kimse buluşmuyor. Daha sonra tam bir gün düşünebilirsiniz. Ventosa ayrıca gerçekleşen toplantıların süresinin sınırlandırılmasını da öneriyor; Beynin en az 15 dakika dinlenmesine izin verilmeden bir saati geçmemesi veya zincirleme yapılması tavsiye edilir.
“Kuralları masaya koymak gerekiyor. Toplantının amacı ve süresi açıklanmadan toplantı olmuyor. Bir diğer nokta da sadece orada olması gereken kişilerin bulunması. Olmayanların ise tutanaklarla ve bilgilerin indirilmesiyle bilgilendirilmesi gerekiyor. Bu verimliliktir” diye belirtiyor.
Ülkeler arasındaki zaman farkını dikkate almak daha az önemli değildir. Şirket yalnızca ulusal düzeyde faaliyet gösterdiğinde toplantıların olmadığı bir günlük politikayı benimsemek daha kolaydır ancak şirket küresel olduğunda ekseninin paylaşılan bir zaman dilimi etrafında dönmesi gerekir.
“Dünyanın farklı yerlerindeki ekiplerle çalışmak, eğer empati varsa o kadar da sorun değil. Bazen günün başlangıç saatlerinin bir kısmından ya da mesai bitiş saatlerinin bir kısmından vazgeçen ülkeler olabiliyor. Bu anlayışla, ekiplerin programına uymak adına toplantılar 30 dakikadan fazla sürmüyor” diyor. Sandra Márquez, Meksika'daki Talkability ajansının ülke müdürü.
“Bugün haftada bir durum toplantıları yapıyoruz ve bunların Pazartesi veya Cuma günleri olmamasını sağlamaya çalışıyoruz. Bu yüzden cep telefonumda Arjantin, Amerika Birleşik Devletleri ve İspanya için programlarım var. Sonra kontrol edip Miami'de saatin kaç olduğunu, Meksika ve Kolombiya'da saatin kaç olduğunu görelim. Zaten ritime giriyoruz” diye ekliyor.
En yaygın hata bir gün duyurmaktır eklemsiz, operasyonda hiçbir şeyi değiştirmeden. Böyle bir durumda toplantılar diğer günlere yoğunlaşır, e-postalar çoğalır ve aşınma ve yıpranma devam eder. García Rojas, “Kural yoksa, toplantıların olmadığı gün, telafi edilmesi gereken bir gün haline gelir ve bu, çalışma şeklini değiştirmez” diye uyarıyor.
Bir diğer yaygın hata ise katı bir şekilde uygulamaktır. Her ekipman aynı şekilde çalışamaz. Sürekli koordinasyon gerektiren alanlar olduğu gibi uzun süreli konsantrasyon gerektiren alanlar da vardır. Bu yüzden birçok şirket yavaş yavaş başlıyor. Her on beş günde bir, yarım gün veya toplantısız sabahlar korunur.
En iyi ilerlemeyi kaydeden kuruluşlar, toplantıların ne için olduğunu tanımlayan kuruluşlardır. Danışılan uzmanlara göre, bunlar karar verme, anlaşmazlıkları çözme veya kritik konuları uyumlaştırma işlevi görüyor. Daha önce neyin okunabileceği konusunda bilgi vermek veya roller veya süreçlerdeki netlik eksikliğini telafi etmek için çalışmazlar.
Talkability'de değişim ilericiydi. Sandra Márquez, “Eklemleri ortadan kaldırmıyoruz, onları organize ediyoruz” diye açıklıyor. “Buluşmak için çok açık pencereler belirliyoruz ve bu alanlara saygı duyuyoruz. Toplantılar yalnızca takip amaçlı ve önceden haritalandırılmış belirli konular içindir.”
Zamanın geri kalanı eş zamanlı olmayan bireysel ve ortak çalışmaya yönelik olarak korunur. Márquez, “Başlangıçta bu zor bir işti çünkü her şeyi uzun toplantılarda çözüyorduk. Zamanla kararların daha hızlı alındığını ve insanların daha az yorulduğunu gördük” diye itiraf ediyor.
Politikanın işe yaraması için toplantılarda tartışılmayan konular hakkında da netlik gerekiyor. Eğer bir şey kolektif konuşmaya ihtiyaç duymuyorsa takvime girmiyor ve bu da bizi bilgileri daha iyi hazırlamaya ve ekiplere daha fazla güvenmeye zorluyor.
Bir yanıt yazın