Microsoft'un daha akıllı Outlook'u size zaman kazandırmak için AI aracılarından yararlanıyor

Yapay zekayı devam eden iş günümün bir parçası olarak kabul edeceğimi hiç düşünmemiştim. Ancak Microsoft'un Outlook'ta devam eden üretkenlik güncellemeleri beni gerçekten cezbetti.

Şimdiye kadar yapay zeka kullanarak bir e-posta taslağı hazırlamak artık eski bir alışkanlık ve genelde yapmayacağım bir şey. Ancak Microsoft, deneysel “Frontier” programı aracılığıyla Outlook'a ajansal yapay zeka eklemeye başladı ve bu aslında gerçekten zaman ve enerji tasarrufu sağlayabilecek bir şeye benziyor.

İşte neler oluyor. Mart ayında Microsoft, ajansal yapay zeka planının ilk bölümünü uygulamaya koymaya başladı; bu, Outlook'un “Eğer boşsam, yöneticimden gelen toplantıları her zaman kabul et” gibi istemli emirler vermenize olanak tanıyor. Bu hafta, Business müşterilerinin Frontier for Business programının bir parçası olarak bu yeni özellikleri denemelerine izin verilmeye başlandı; bu program, bir Microsoft 365 Copilot for Business hesabının yanı sıra bu özellikleri bireysel düzeyde açmak için BT departmanınızın iznini gerektirir. (Kuruluşum birinciyi destekliyor ancak ikinciyi desteklemiyor.) Bazı ek yetenekler de var.

Outlook'un yeni özellikleri hem e-postanızı hem de takviminizi iyileştirir. Yeni Outlook e-posta özelliklerinin hoşuma giden yanı, gelen kutusu yönetimine e-posta taslağı hazırlamanın yeni yollarının ötesine geçmeleri, şu ana kadar manuel olarak yönetmek zorunda kaldığınız Outlook özellikleridir.

Ve özellikler de basit görevler değil. Microsoft'un örnek istemlerinden bazılarını düşünün:

• E-postalarıma 24 saat içinde yanıt vermeyen kişileri belirleyin, en önemli olanlara öncelik verin ve benim için nazik takip e-postaları hazırlayın.
• Tatilden yeni döndüm. Yetişmeme yardımcı olun: Gözden kaçırdıklarımı özetleyin, en acil olanı vurgulayın ve kısa bir bilgilendirme e-postası taslağı hazırlayın. Ardından, güvenli bir şekilde arşivleyebileceğim e-postaları ve ilk önce odaklanmam gereken 1-2 görevi önerin.
• En son güncellemeleri şuraya çekin: [project name] geçen hafta boyunca. Taslak gizli, yüksek–yöneticim için önem güncellemesi e-postası.

Bana göre ilk istem en etkileyici olanıdır. Benzer bir senaryoyu hayal edebiliyorum: Sizin gibi ben de her gün çok sayıda e-posta alıyorum ve bunların çoğu şu anda yapmakta olduğum şeyle alakalı değil. (Birçoğu, çeşitli nedenlerden dolayı reddedeceğim hikaye fikirleri ve sunumlardır.) Şimdilik, aldığım istenmeyen e-postaların en azından bir kısmı yanıtlanmıyor, hatta Outlook'un “Odaklanmış” görünümünün önemli olarak vurguladığı bazılarına bile yanıt verilmiyor. Tekrar yapay zeka tarafından şeffaf bir şekilde oluşturulsa bile otomatik olarak bir yanıt oluşturabilmek döngüyü kapatmama yardımcı olacak.

Ve biz Tümü Tatildeyken de e-postalarınızı kontrol edin. Bir e-postanın gönderilip gönderilmediğine akıllıca karar verebilecek bir bilgi istemi oluşturmak harika olmaz mıydı? Gerçekten sizi işaretleyecek kadar önemli mi? Sizi oyalayabilecek ve gergin bırakabilecek önemli bir şeyi kaçırıyor olabileceğinize dair belirsizliktir.

Yeni ajansal yapay zeka, takviminizi de geliştirmek için çalışıyor. Şahsen, Microsoft'un ajan yapay zekasına gerçekten güvenmeye başlamadan önce sihrini gelen kutumda görmem gerekirdi. Ancak randevu almak ve taşımak, Outlook'un amaçladığınız şeyi yaptığını doğrulayarak gerçek zamanlı olarak görebilmeniz gereken bir şeydir. Microsoft'un örneği şunu ister:

• Doğrudan astlarımdaki tüm 1:1 görüşmelerimi gelecek hafta için o haftanın Cuma öğleden sonrasına kadar yeniden planla.
• Liderlik ekibim tarafından gönderilmedikçe, çalışma saatlerim dışında olan tüm büyük toplantıları otomatik olarak takip edin.
• Yarının ürün lansmanı toplantısı için bir gündem oluşturun. Açık engelleyicilere, sahip atamalarına ve devam/devam etme kararına odaklanın.

Microsoft ayrıca yapay zekayı bir danışman olarak kullanıyor ve zamanınızı önceliklendirmek için hangi toplantıları reddedeceğinizi veya takip edeceğinizi sormanıza olanak tanıyor. Ayrıca şunları hazırlamanıza yardımcı olmak için de kullanılabilir: “Toplantıma hazırlanmama yardım et [customer name] Yarın,” önerilen başka bir bilgi istemi okur. “Neyi bilmem gerekiyor, ne sormalıyım ve hangi risklere dikkat etmeliyim?“

İşimin üretkenlik özellikleri ve diğer hikayeler üzerinde çalışmayı içermesi nedeniyle takvimim genellikle biraz açık kalıyor. Ancak yönetici veya satış elemanı gibi yüklü bir takvimi olan biri, takviminde yapılan otomatik değişikliklerden kesinlikle yararlanabilir.

Sonunda bu yeni özelliklerin “Frontier” programından genel kullanıma sunulmasını bekliyorum. Ve evet, bunlara göz kulak olmakta fayda var; büyük bir iş ortağına bir e-postanın gözetim olmadan gönderilmesini istemezsiniz. Ancak zamanla, tüm bu küçük iyileştirmeler herkes için genel kullanıma sunulabilir. Bunları denemek için sabırsızlanıyorum.