FQHC'ler için Tek Denetime Hazırlık: Sağlık Merkezlerinin Tökezlemeye Devam Ettiği Yer

Federal Nitelikli Sağlık Merkezleri (FQHC'ler) için tek denetime hazırlık, daha doğrusu Tekdüzen Rehberlik kapsamında denetime hazırlık artık finans departmanıyla sınırlı değil. Hibe yönetimi, geri ödeme, muhasebe, uyumluluk, operasyonlar ve yönetişim arasında uyum sağlanmasını gerektiren, kuruluş çapında bir disiplindir.

Tekdüzen Rehberlik kapsamında, mali yılı boyunca Federal ödül olarak 1.000.000 ABD Doları veya daha fazlasını (1 Ekim 2024'ten önce başlayan mali yıl sonları için 750.000 ABD Doları) harcayan Federal olmayan bir kuruluş, Tekdüzen Rehberlik Kapsamında Denetime (yani tek denetim) tabidir. Tek bir denetim, kuruluşun mali tablolarının denetimini ve önemli Federal programların uygunluk denetimini, ayrıca mali raporlama üzerindeki iç kontrol ve uyumluluk üzerindeki iç kontrol hakkında gerekli raporlamayı içerir. Bu eşiğin altındaki kuruluşlar bile Federal kurumların, doğrudan geçiş kuruluşlarının ve Devlet Sorumluluk Bürosunun incelemesini destekleyebilecek kayıtları tutmaktan sorumlu olmaya devam etmektedir. Bu ortamda hazırlık sadece saha çalışmasına hazırlanmakla ilgili değildir; kuruluşun hibelerinin, geri ödeme faaliyetinin ve mali raporlamasının açık, belgelenmiş ve tutarlı bir şekilde uygulanan kontroller aracılığıyla birbiriyle bağlantılı olup olmadığıyla ilgilidir.

Yüzeye çıkmaya devam eden bulguların çoğu olağandışı teknik sorunlardan veya anlayış eksikliğinden kaynaklanmıyor. Çoğunlukla yıl sonundan aylar önce görülebilen rutin süreç başarısızlıklarının sonucu olma eğilimindedirler.

Finansın Ötesinde

Tek denetime hazırlık genellikle denetim başlayana kadar bir finans uygulaması olarak ele alınır. Uygulamada bu yaklaşım genellikle çok dardır. Federal hibeler program veya yönetici liderliğinden kaynaklanabilir, geri ödeme faaliyeti gelir döngüsü veya faturalandırma ekiplerine ait olabilir ve uyumluluk sorumlulukları finans, hibe yönetimi, operasyonlar ve klinik liderlik arasında dağıtılabilir. Ancak tek denetim, bu fonksiyonların tam, doğru ve desteklenebilir uyumluluk ve raporlama sağlayacak şekilde birlikte çalışıp çalışmadığını değerlendirir.

Tekrarlanan bulguların genellikle bilgi boşluklarından ziyade koordinasyon başarısızlıklarını yansıtmasının nedeni budur. Ödüller, harcamalar, raporlama yükümlülükleri veya uyumluluk gereklilikleri hakkındaki önemli bilgiler yıl boyunca fonksiyonlar arasında paylaşılmazsa kuruluş, denetim sezonu boyunca arayı kapatmak zorunda kalır.

SEFA Zorlukları

Federal Ödüllerin Harcama Programı (SEFA), en yaygın sorunlu noktalardan biri olmaya devam ediyor. SEFA, mali tablolarla aynı dönemi kapsamalı ve harcanan tüm Federal ödülleri, geçerli Yardım Liste Numaralarını, uygun olduğunda doğrudan aktarma bilgilerini, alt alıcılara sağlanan tutarları ve gerekli not açıklamalarını içermelidir.

Birçok FQHC için sorun son elektronik tablo değildir. Yukarı yönde başlar. Ödüller, orijinal Federal kaynak, ALN, geçiş durumu, performans süresi veya alt alıcı sorumlulukları tutarlı bir şekilde belgelenmeden belirlenebilir. Ödül değişiklikleri muhasebeye zamanında iletilmeyebilir ve merkezi olmayan hibe yönetimi, finansmanın yeniden yapılandırılması ihale faaliyetini yıl sonunda bırakabilir.

Bu gerçekleştiğinde SEFA, kontrollü bir raporlama çıktısı yerine yeniden yapılanma uygulamasına dönüşür. Sonuç, ana programın belirlenmesini, denetim kapsamını, zamanlamasını ve bazı durumlarda mali tablo düzeltmelerini veya uyumluluk bulgularını etkileyebilir.

Daha güçlü bir yaklaşım, SEFA hazırlığını yıl boyunca süren bir süreç olarak ele almaktır. Standartlaştırılmış hibe alım prosedürleri ve merkezi bir hibe günlüğü, temel ödül özelliklerinin başlangıçta kaydedilmesini ve ödülün süresi boyunca güncellenmesini sağlamaya yardımcı olur.

Finansman Örtüşmesi

İzin verilebilirlik ve tahsis edilebilirlik, özellikle hibe harcamalarının geri ödemeye dayalı finansman akışlarıyla kesiştiği durumlarda, yinelenen risk alanları olmaya devam etmektedir. Hibeler, talep faaliyetleri ve ek finansman ayrı iş akışlarında yönetildiğinde mükerrer ücretlendirme veya desteklenmeyen tahsis riski önemli ölçüde artar.

Bu konu tek bir finansman kaynağıyla ya da bir dönemlik acil yardımla sınırlı değildir. Bu daha geniş bir kontrol problemidir. Hibeyle finanse edilen harcamalar ile geri ödeme faaliyeti arasındaki ilişkiyi hiç kimse uzlaştıramıyorsa, sorgulanan maliyetler daha olası hale gelir. Hem uyumluluk testlerini hem de iç kontrollerle ilgili sonuçları etkileyebilecek tek bir denetim perspektifinden.

Sağlık merkezleri, hibelerle finanse edilen maliyetleri, talep faaliyetlerini ve diğer ek geri ödeme akışlarını maliyetler bildirilmeden önce birbirine bağlayan bir kontrol süreci uygulayarak bu riski azaltabilir. Bu süreç, açıkça atanan mülkiyeti, potansiyel olarak çakışan ücretlerin periyodik olarak incelenmesini ve denetim talepleri alındıktan sonra değil, maliyetler ortaya çıktıkça izin verilebilirliği ve tahsis edilebilirliği destekleyen belgeleri içermelidir.

Ödül Sınıflandırması

FQHC'ler ayrıca doğrudan ödüller, doğrudan ödüller ve alt alıcılara aktarılan tutarlar arasında ayrım yapma konusunda da sorunlarla karşılaşmaya devam ediyor. Yaygın raporlama hataları arasında eksik harcama raporlaması, yanlış geçiş tanımlayıcıları, eksik alt alıcı açıklamaları ve orijinal Federal finansman kaynağının belirlenmemesi yer alır.

Bunlar sadece sunum sorunları değil. Bunlar SEFA doğruluğunu, ana programın belirlenmesini ve denetçinin test yaklaşımını doğrudan etkiler. Ayrıca Federal kurumların ve doğrudan geçiş kuruluşlarının kuruluşun raporlamasını nasıl değerlendirdiğini de etkilerler.

Pratik bir çözüm, her ödülü girişte sınıflandırmaktır. Her ödül, orijinal Federal kaynak, ALN, doğrudan geçiş kuruluşu ve ilgili sorumlulukların merkezi bir hibe günlüğüne kaydedilmesiyle doğrudan, doğrudan veya alt alıcıyla ilişkili olarak önceden belgelenmelidir. Finans, hibeler ve program ekiplerinin yıl boyunca aynı bilgilerle çalışabilmesi için alt alıcı izlemesi de aynı şekilde ödül sözleşmesinin dışında izlenmelidir.

Ödül durumunun yıl sonundan sonra geri ödeme kayıtlarından veya program açıklamalarından anlaşılması gerekiyorsa, kuruluş zaten geride kalmıştır.

Bu alanlarda tekrarlanan sorunlar tanıdıktır. Temel faaliyetin hibenin onaylanan amacının dışında kalması durumunda maaş bordrosu veya diğer harcamalar hibeye yansıtılabilir. Tahsis metodolojileri güncelliğini kaybetmiş veya yeterince desteklenmemiş olabilir. Hibe çekilişlerinin defteri kebir ve hibe kayıtlarıyla mutabakatı yapılamaz. Devam süreleri veya ihale değişikliklerinin muhasebeye zamanında bildirilmemesi durumunda, izin verilen ihale süresi dışında maliyetler tahsil edilebilir. Tedarik dosyalarında satıcı seçimi, fiyat makullüğü veya askıya alma ve yasaklama kontrolleri konusunda destek bulunmayabilir. Raporlama, özellikle finansal raporlama ile operasyonel raporlamanın uyumlu olmadığı durumlarda geç, tutarsız veya desteksiz olabilir.

Özel testler ve hükümler, programa özel oldukları için özellikle zorlayıcı olabilir. FQHC'ler için bu genellikle Değişken Ücret İndirim Programı ile ilgilidir; burada bulgular tutarsız politika uygulamasından, yazılı prosedürlerle uyumlu olmayan sistem kurulumundan veya uygunluk ve indirim hesaplamalarını desteklemeyen belgelerden kaynaklanabilir.

Bu sorunların devam etmesi, kuralların belirsiz olmasından değil, uyumun genellikle bir çalışma disiplini yerine yıl sonu uygulaması olarak görülmesinden kaynaklanmaktadır.

İç Kontroller

Belki de en önemli hazırlık konusu kuruluşun tek denetime nasıl baktığıdır. Birçoğu hala bunu öncelikle bir denge ve uyum testi olarak görüyor. Gerçekte bu aynı zamanda finansal raporlamayı ve Federal ödülleri çevreleyen iç kontrol ortamının da bir testidir.

Liderlik için hazırlık, saha çalışması sırasında hızlı bir şekilde belge üretilerek gösterilmez. Hibe alımı, SEFA hazırlığı, izin verilebilirlik incelemesi, ödül sınıflandırması, geri ödeme mutabakatı ve raporlama üzerinde açık bir sahipliğe sahip olunması bunu gösterir. Bu süreçler belgelenmeli, tutarlı bir şekilde uygulanmalı ve güvenilir bir denetim takibi ile desteklenmelidir.

Kontroller gayri resmiyse, belirli personele bağlıysa veya yıl boyunca tutarlı bir şekilde gerçekleştirilmiyorsa, güçlü finans ortamlarında bile bulguların tekrarlanması olasılığı çok daha yüksek olur.

Yıl Boyu Hazırlık

Tekli denetimlerde iyi performans gösteren FQHC'ler nadiren en az ödüle sahip olanlardır. Çoğu zaman bunlar, işlevler arası disiplinin en güçlü olduğu kuruluşlardır. Hazırlık, Tekdüzen Rehberliğe ilişkin teknik bilgiden daha fazlasını gerektirir. Hibeleri, geri ödemeleri, muhasebeyi ve uyumluluğu yıl boyunca eksiksiz ve desteklenebilir raporlama sağlayacak şekilde birbirine bağlayan süreçler gerektirir.

Pratik çıkarım basittir: Bağışlarınızın, geri ödeme faaliyetinizin ve muhasebe kayıtlarınızın aynı hikayeyi anlatıp anlatmadığını belirlemek için denetim sezonuna kadar beklemeyin.