Bordro Ledger: Nedir ve Nasıl Çalışır

Bordro defteri nedir?

Bordro defteri, tüm bordro işlemlerini izleyen kapsamlı bir kayıttır. Her çalışan için ücretleri, vergi stopajlarını, fayda kesintilerini, işveren vergilerini ve net ödemeyi kaydeder. Ücret kitabı veya ödeme defteri olarak da bilinen birincil amacı, bordro verilerini bir merkezi bir yerde organize etmektir. Temel olarak her ödeme döneminde çalışanlara ve yüklenicilere yapılan ödemeleri kaydeder. Toplam bordro giderini göstermek için muhasebe sistemlerindeki genel defteri ile entegre olabilir. Bordro defterini korumak, doğru finansal izleme, denetimleri destekleme ve vergi ve işgücü düzenlemelerine uyum sağlamak için gereklidir.

Birini kullanarak, işletmeler zaman içinde maaş ve kesintilerde ne kadar ödediklerini açıkça görebilirler. Ayrıca, düzenleyicilerin bordro uygulamalarının kanıtını talep etmesi durumunda gerekli belgeleri de sağlar. Defter bir elektronik tabloda tutulabilir veya bordro defteri şablonu içeren bordro yazılımı tarafından oluşturulabilir. Daha geniş finansal tablolarla bağlantı kuran ve uygun muhasebe girişlerini destekleyen ayrıntılı bir kayıttır.

Neden bordro defterine ihtiyacınız var?

Uygun bordro yönetimi için bir bordro defteri gereklidir. Ücret, vergi, kesinti ve net ücrette hata riskini azaltan ayrıntılı bir kayıt sağlayarak doğruluğu artırır. Bu, uyum sağlar ve vergi dosyaları ve denetimler için açık belgeler sunar. Dahası, belirli dönemlerde toplam işçilik maliyetlerini gösterir ve işletme sahiplerinin genel bordro giderlerini planlamasına izin verir. Bordro verilerinin muhasebe raporlarıyla uzlaştırılması da zaman kazandırır, çünkü işletmeler bordro girişlerini genel defter hesaplarıyla hizalayabilir. Ayrıca, bordro defterleri şeffaflığı teşvik ederek çalışanların, muhasebecilerin ve denetçilerin bordro öğelerini gözden geçirmesini kolaylaştırır. Ayrıca, tüm bordro bilgilerini düzenli bir kayıtta tutarak dağınık dosyaları veya eksik belgeleri önlerler.

Bakımlı bir bordro defteri, bordro yükümlülükleri hakkında açık ve yapılandırılmış bilgiler sağlayarak iş büyümesini destekler. Vergi sezonunda özellikle saklanan ve ödenen tutarları detaylandırarak yararlı hale gelir. Bu sistemi veya şablonu etkili bir şekilde uygulayarak, işletmeler manuel hataları en aza indirebilir ve operasyonel giderleri azaltabilir.

Bordro defteri nasıl oluşturulur?

• Bir format seçin. Excel, Google sayfaları veya bordro defter şablonunu kullanın.
• Çalışanın adı, çalışan kimliği, ödeme süresi ve ödeme tarihi gibi anahtar sütunları etiketleyin.
• Ödeme detay sütunları ekleyin. Düzenli saatler, fazla mesai saatleri, brüt ödeme ve vergi kesintileri içermelidir.
• Kesintileri içerir. Federal vergi, eyalet vergisi, sigorta ve faydalar için sütunlar ekleyin.
• Sağlık sigortası, emeklilik ve garnitürler gibi diğer kesinti sütunları ekleyin.
• İşveren maliyetleri için sütun ekleyin. Bunlar arasında İşveren Sosyal Güvenliği, Medicare ve Futa/Suta bulunmaktadır.
• Net ödeme sütunu unutmayın. Her satır için brüt ödeme eksi tüm kesintileri hesaplayın.
• Ödeme dönemi başına girdi verileri. Bordro çalışması başına çalışan başına bir satır girin.
• Dosyayı kaydettiğiniz ve güvence altına aldığınızdan emin olun. “Bordro Bilgileri” adlı bir klasörde veya benzer bir şeyde saklayın.
• Düzenli olarak güncelleme; Bordro programınıza göre haftalık veya aylık girişleri gönderin.

Bordro Defteri Şablonu Nasıl Kullanılır

• Güvenilir kaynaklardan veya muhasebe yazılımından bir şablonu indirin veya açın.
• Başlıkları özelleştirin. Ödeme süresi veya kesinti türleri gibi alanları bordro ihtiyaçlarınızı karşılayacak şekilde ayarlayın.
• Çalışan bilgilerini girin. Şablon sütunlarındaki çalışan adını, kimliğini ve durumu doldurun.
• Ödeme verilerini tutarlı bir şekilde doldurun. Her dönem için brüt ödeme, saat, kesinti ve net ödeme ekleyin.
• Formüller kullanın. Brüt ödeme, vergi toplamları ve net ödeme için otomatik hesaplamalar uygulayın.
• Düzenli olarak inceleyin. Ödeme saplamaları veya zaman sayfaları ile çapraz kontrol yaparak verilerin doğru olduğundan emin olun.
• Sürümleri bordro döngüsü ile kaydedin ve ayrı sayfalar veya dosyalar kullanın.
• Erişim, yedekleme tutarak ve gerekirse şifreleyerek şablonun güvenli olduğundan emin olun.

Bordro defterlerini otomatikleştirme

Otomasyon Ledger Bordro'yu kolaylaştırır. Bordro yazılımı otomatik olarak bir bordro defteri ve özet raporu oluşturabilir. Özellikle, çalışan verilerini bir kez girersiniz ve sistem ücret girişleri, kesintiler, işveren vergileri ve net ücret üretir. Ayrıca, doğrudan defteri defteri kebirinize bağlayan bir bordro özeti raporuna veya bordro dergisine girişler yayınlar. Sonuç olarak, otomasyon manuel hesaplama hatalarını kaldırır ve işlemi önemli ölçüde hızlandırır. Ayrıca cari vergi kuralları ile güncellenir, böylece uyumluluk kontrol altında tutar. Ayrıca, yazılım tek bir tıklamayla bordro defter şablon tarzı bir rapor oluşturabilir. Birçok durumda, bordro giderlerinin genel defteri defteri kebirlere kesintisiz aktarması için muhasebe sistemleri ile bütünleşir. Otomatik bordro defterleri, denetimler veya incelemeler için yerleşik güvenlik ve kamera alımını kullanarak hassas verileri koruyun.

Bordro defteri kullanmanın avantajları

Bordro defteri kullanmanın birçok avantajı vardır. En önemli olanları tartışalım.

Doğruluğu artırmak

Bordro defteri, çalışan brüt ücretinin, vergi stopajlarının, fayda kesintilerinin ve net ücretin doğru hesaplanmasını sağlar. İnsan hatasını azaltır ve pahalı olmadan önce hataların yakalanmasına yardımcı olur. Ayrıca ödeme saplamaları ve muhasebe girişleri ile doğru bir şekilde hizalanır.

Maliyetleri Azaltma

Bir defter, tüm bordro masraflarını net bir şekilde izlemeye yardımcı olur. Bu, işletmelerin işgücü maliyetlerini kontrol etmesine, bütçe aşımlarından kaçınmasına ve yedek işi ortadan kaldırarak ve hataları erken düzelterek idari genel giderleri azaltmasına olanak tanır.

Zaman Tasarrufu

Bordro defterine sahip olmak, bordro toplamlarına, trendlere ve bireysel kayıtlara hızlı erişim sağlar. Faturalar veya e -postalar aracılığıyla manuel aramayı ortadan kaldırır. Raporlama, vergi dosyalama ve denetim için zaman kazandırır.

Verileri korumak

Bir dijital bordro defteri, hassas bordro bilgilerini güvenli bir şekilde saklar. Yedeklemeler ve erişim kontrolü ile verileri kayıp veya kurcalamadan korur. Bir denetim veya uyumluluk incelemesi durumunda kanıt görevi görür.

Şeffaflık

Bir bordro defteri çalışanlar, finans ekipleri ve denetçiler için netlik sunar. Ücretlerin, vergilerin ve kesintilerin standart bir format dökümünü gösterir. Güven oluşturur ve dahili inceleme ve dış denetimleri destekler.

Merkezileştirme

Bir bordro defteri, bordro kayıtlarını, dağınık elektronik tabloları veya veri silolarını önleyen bir dosya veya sistemde birleştirir. Bu merkezileşme, kayıt tutmayı basitleştirir ve dönemlerde tutarlılık sağlar. Ayrıca, tam muhasebe görünürlüğü sağlayarak Defter ile entegre olur.

Bordro Ledger örneği

Bir ödeme döneminde bir çalışan için aylık bordro defter girişinin basit bir örneği.

Bordro defteri işveren vergileri için sütunlar içermelidir. Örneğin, işverenin Sosyal Güvenliğe katkısı 4.500 $ 'dır. Ayrıca, varsa fazla mesai saatleri veya bonusları göstermelidir. Birden fazla çalışan varsa, her biri aynı sütunları içeren her ödeme dönemi için ayrı bir satır olacaktır.

Bu örnek, bordro defteri girişinizin nasıl görünebileceğini gösterir. Giriş tarihi, ödeme süresi, ücret tutarı, bordro vergisi kesintileri, diğer kesintiler ve her bir çalışan için ortaya çıkan net ödemeyi içerir. Bordro defteri süreci defter tutma girişlerini destekler ve genel defterdeki toplamlara bağlanır.

Bordro defterleri hakkında sık sorulan sorular

Özellikle ilk kez kullanıcılar için bordro defterleri hakkında sorularınız var. İşte dikkate alınması gereken bazı sorular.