Şirketinizin defterlerini yıl sonu ve vergi işlemleri için hazırlamak çok zor görünebilir. Borç hesapları (AP) iş akışınıza birden fazla sistem dahil olduğunda, küçük tutarsızlıklar bile ay sonu stresine ve yıl sonu gecikmelerine neden olabilir. Faaliyetlerin doğru şekilde kaydedilmesini desteklemek amacıyla birçok işletme, AP süreçlerini kolaylaştırmak için Bill.com gibi sistemlere yöneldi. Bill.com, QuickBooks Online (QBO) gibi muhasebe platformlarıyla doğrudan senkronize olur ve bu da onu onayların otomatikleştirilmesi ve ödemelerin kaydedilmesi için popüler bir araç haline getirir. Bununla birlikte, Bill.com QBO senkronizasyonu yerinde olsa bile, özellikle ay sonu veya yıl sonu kapanışı sırasında, iki sistem arasındaki AP raporlarını güvenilmez hale getiren tutarsızlıklar meydana gelebilir.
Üç Yaygın Bill.com QBO Senkronizasyon Sorunu
Bill.com ile QBO arasındaki farklılıkların birkaç yaygın nedeni vardır ve bunların çoğu tutarlı incelemeyle önlenebilir. İşletmelerin karşılaştığı en yaygın üç Bill.com QBO senkronizasyon sorunu aşağıda verilmiştir:
1. Yanlış Ödeme Kaydı
Bill.com'a bir fatura girilebilir, ancak kredi kartıyla ödenebilir, dolayısıyla ödemenin Bill.com aracılığıyla düzenlenmesine gerek yoktur. Bill.com'daki fatura “ödendi olarak işaretlenmemişse”, ödeme zaten yapılmış olsa bile AP yaşlandırma raporunda kalacaktır
2. Eşleşmeyen veya Mutabakat Sağlanmayan İşlemler
Bill.com aracılığıyla bir ödeme yapıldıktan ve muhasebe yazılımıyla senkronize edildikten sonra, bankadan fatura ödemesine “eşleşen” bir işlem olmalıdır. Banka hesabı verilerini QuickBooks Online ile senkronize etmemeyi seçen bazı işletmeler, eşleşmeyi hiçbir zaman göremeyebilir, bu da ödemenin gider olarak kaydedilmesine ve faturanın “ödenmemiş” durumda kalmasına neden olabilir.
3. Satıcı Kredileri Doğru Şekilde Senkronize Edilmemiş
Bill.com, satıcı kredilerinin kaydedilmesine olanak tanır ve bunları satıcı faturalarına kolayca uygulayabilir. Ancak bu krediler yalnızca QBO'ya girilirse ve doğru şekilde senkronize edilmezse sistemler farklı bakiyeler göstermeye ve açık faturalar göstermeye devam edecektir. Bill.com QBO entegrasyonundaki bu tür farklılıkları azaltmak için işletmelerin, yıl sonuna kadar beklemek yerine temel raporları aylık olarak incelemesi gerekir. En iyi uygulama için, her iki sistemde de aylık olarak AP yaşlandırma özet raporu çalıştırılmalıdır. Ayın son günü mevcut faaliyetlere ilişkin en iyi bilgileri sunar ve mevcut sorunları çözmek için en kolay fırsatı sunar. Ay sonu kapanış döngülerinizi tamamladıktan sonra muhasebe sisteminizdeki “defterleri kapatmak” için bir şifre kullanmanız da önerilir. Bu, herhangi bir değişikliğin gerçekleşmesini önleyecek ve faturaların kapalı aylara girilmesini engelleyerek senkronizasyon sorunlarını önleyecektir.
Bill.com ve QBO'yu yıl boyunca uyumlu tutmak, kapanış sürecinde sürprizlerin önlenmesine yardımcı olur. Tutarsızlıklar her ay devam ediyorsa bu, AP iş akışınızın daha derinlemesine incelemeye veya ek desteğe ihtiyaç duyduğunun bir işareti olabilir.
Yazar: Kristen Celona | kcelona@Finans
Yıl Sonu Vergi Stratejiniz Basitleştirildi
Son vergi politikası değişiklikleriyle birlikte bireyler ve işletmeler, kesintileri en üst düzeye çıkarmak ve yükümlülükleri en aza indirmek için proaktif adımlar atmalıdır. Withum'un Yıl Sonu Vergi Planlama Kaynak Merkezi, ihtiyaçlarınıza göre uyarlanmış zamanında bilgiler, planlama ipuçları ve uyumluluk hatırlatıcıları sağlar.
Bize Ulaşın
AP doğruluğunu iyileştirme ve senkronizasyon hatalarını azaltma konusunda yardıma mı ihtiyacınız var? Seçenekleriniz hakkında konuşmak için Dış Kaynaklı Muhasebe Sistemleri ve Hizmetleri (OASyS) Ekibimizle iletişime geçin.
Haydi Sohbet Edelim
Ortak Bill.com-QBO Senkronizasyon Sorunları ve AP Uyuşmazlıklarının Nasıl Düzeltileceği yazısı ilk olarak Withum'da yayınlandı.
Bir yanıt yazın