Planlama üretken kalmanın önemli bir parçasıdır ancak doğru yapılması gerekir. Başarılı olmak için, önceki planlama girişimlerinin neden sonuç vermediğini anlamalısınız. Kişisel bir yürütme işlem sonrası inceleme çalışmanızı değerlendirmenin ve nasıl daha verimli olabileceğinizi belirlemenin bir yoludur, ancak neyin yanlış gittiğini gerçekten anlamak ve geleceğe hazırlanmak için daha derine inmeniz gerekir. Olayların özüne inmek için “Beş Neden” tekniğini deneyin.
“Beş Neden” tekniği nedir?
Her şeyden önce şunu bilmelisiniz ki bu, Japonya'nın ünlü fabrika sisteminden kaynaklanan bir başka üretkenlik protokolüdür. 5S Ve 3 milyon teknikler. Bununla, bir sorunu tanımladığınızda, “Neden?” diye soracaksınız. Beş kez, bu sonuçta sorunun gerçek temel nedenini ve düzeltmeye odaklanmanız gerekenleri ortaya çıkaracaktır.
Sorun çözmek için “Beş Neden” nasıl kullanılır?
Bazı varyasyonlar Tekniğin kuralları, bunu yapmadan önce beyin fırtınası yapmak için bir ekip oluşturmanızı gerektiriyor, ancak kişisel bir konuyu değerlendiriyorsanız bu kısım gerekli değildir. “Takımınız”, örneğin sorun hakkında forumlarda paylaşım yapan kişiler veya arkadaşlarınızla grup sohbeti olabilir. Sorun evle ilgiliyse ailenizle sohbet edin. Bunun çok resmi olması gerekmez, ancak sorun işle ve sizinle ilgiliyse Yapmak İş arkadaşlarınızı dahil edin, onları tartışmaya dahil edin. Bazı durumlarda hiç takım olmayabilir; ancak bu, Beş Neden'i kullanamayacağınız anlamına gelmez.
Bir ekibe danışmanlık yapıyor olsanız da olmasanız da, gerçek iş, sorunu tanımladığınızda başlar. Bunu açık ve net bir şekilde belirtin. İdeal olarak, yazın. Diyelim ki sorun, yemek odasını akşam yemeği saatinde temizlemediğiniz için herkesin tezgahta yemek yemesi gerektiği. Bunu şu şekilde basitleştirin: “Yemek odasını zamanında temizlemedim.”
Daha sonra “Neden?” diye sorun. Cevabı yazın; belki de “İşten bir telefon görüşmesi yapmak zorunda kaldım.”
“Neden?” diye sorun. Cevabını yazıp tekrar sorun. Sonra tekrar, tekrar ve tekrar, ta ki beş kez sorana kadar. Yani makaleniz şöyle görünebilir: Yemek odasını temizlemedim > İşten bir telefon görüşmesi yapmak zorunda kaldım > Patronumun istediği raporları bitirmedim > Satış departmanından ihtiyacım olan verileri almadım > Satış departmanı son teslim tarihimin farkında değildi.
Şu ana kadar ne düşünüyorsun?
Sorunu derinlemesine incelemeyi bitirdiğinizde, son “Neden?” sorusunun cevabının nasıl olduğunu görebilirsiniz. orijinal soruna yol açan bir domino etkisine neden oldu. Bu daha ayrıntılı sorunların düzeltilmesi sonuçta daha büyük sorunların önlenmesine yardımcı olacaktır. Dolayısıyla bu durumda şunu yazın: “Bir proje üzerinde çalışırken, son teslim tarihlerini ve ihtiyaçları iş yerindeki diğer departmanlara erkenden bildireceğim.” Bir dahaki sefere yapacak bir projeniz olduğunda, bu projeyle ilgili yapılacaklarınızı planlarken şunu eklemeyi unutmayın: “Verilerin son teslim tarihi hakkında satış departmanıyla iletişim kurun.”
ABCDE gibi daha büyük görevlerinizi daha küçük görevlere ayırmanızı veya sorumluluklarınızı “ısırıklara” dönüştürmenizi isteyen çok sayıda üretkenlik ve planlama uygulaması vardır ve muhtemelen beşinci Nedeninizin çözümü, bunlardan birine kolayca yerleştirilebilecek kadar küçük bir şey olacaktır. Ancak bu küçük adım ne olursa olsun öncelik verdiğinizden emin olun. Yapılacak işlerinizi yaşamınız üzerindeki etkilerine göre önceliklendirmek için MIT tekniği gibi bir yaklaşım kullanın. Bu durumda, satış ekibine son teslim tarihinizi bildirmek, büyük etkisi olan küçük bir görevdir çünkü bu, yemek odasını temizlemenin ve ailenizle güzel bir yemeğin tadını çıkarmanın önünü açabilirdi.
Beş tur “Neden?” sorusundan sonra temel nedenlerin her zaman belirgin olmadığını unutmayın. Örneğin, teslim tarihini satış departmanına iletmek sizin işiniz olmayabilir. Belki bunu yapması gereken kişi hata yapmıştır ya da ekipteki kişiler e-postalarını kontrol etmemiştir. Bu durumda iş yerindeki protokollerinizi elden geçirmek çözüm olabilir. “Beş Neden” somut değil; bunlar sorunlarla ilgili düşüncelerinizi değiştirmenin bir yoludur, böylece sorunların temel nedenlerini kolayca tanımlayabilir ve bunlara değinebilirsiniz. Nedenini sorma ve geriye doğru çalışma alışkanlığını edindiğinizde, bunu hızlı bir şekilde yapabilecek ve gelecek planlarınızı daha verimli bir şekilde değiştirebileceksiniz.
Bir yanıt yazın