Kuruluşlar genellikle kontrol altında veri yönetişimine sahip olduklarını varsayarlar, ancak gerçekte, birçoğu aktif olarak yönetmek yerine veri kaosuna tepki verirler. Bu ihmal veya endişe eksikliğinden kaynaklanmaz – bunun nedeni, yönetişimin gayri resmi ve tutarsız da olsa, yönetişimin zaten gerçekleştiğini fark etmemeleridir. Her gün, çalışanlar kritik veri kararları alır ve yapılandırılmış gözetim olmadan önemli işlemler yapar, verimsizlik yaratır, riski artırır ve doğruluk ve uyumluluğu korumadaki zorluklar.
Zorluk, kuruluşları verilerini yönetmeye başlamaya ikna etmek değil. Zorluk, yönetişimin zaten gerçekleştiğini görmelerine yardımcı olmaktır – sadece onlara fayda sağlayacak bir şekilde değil. Neyse ki, dengesiz bir durumdan daha resmi ve etkili bir yaklaşıma geçişin acı verici olması gerekmez. Kuruluşlar, günlük veri davranışlarını tanıyarak ve invaziv olmayan veri yönetişimi (NIDG) yaklaşımına saygı göstererek iyileştirerek, insanların çalışma şeklini bozmadan yönetişime sürdürülebilir, yapılandırılmış bir yaklaşım yaratabilirler.
Kritik veriler kaos içinde yaşadığında
Elektronik tablolar hala birçok kuruluşun can damarıdır. Her yerde ortaya çıkıyorlar – müşteri verilerini izlemek, finansal projeksiyonları kaydetme, proje zaman çizelgelerini yönetme. Sorun? Bu elektronik tablolar genellikle silolarda bulunur, e -posta yoluyla aktarılır, kişisel sürücülerde saklanır ve gözetim olmadan güncellenir. Bilmeden önce, her biri biraz farklı sayılara sahip aynı elektronik tablonun on farklı versiyonuna sahipsiniz ve kimse hangisinin gerçeğin kaynağı olduğunu bilmiyor.
Bu, işyerinde gayri resmi bir yönetişim vakasıdır. İnsanlar veri yönetiyorlar, ancak bunu tutarlılık, güvenlik ve denetlenebilirlik içermeyen bir şekilde yapıyorlar. Örgütler, elektronik tabloların varlığıyla savaşmak yerine, kritik bir amaca hizmet ettiklerini ve onları resmi bir yapı altına getirdiklerini kabul etmelidir. NIDG yaklaşımını izleyerek kuruluşlar, elektronik tabloların nasıl depolanması, erişilmesi ve korunması gerektiği konusunda net yönergeler oluşturabilir – verilerin doğru, kontrollü ve kullanışlı kalmasını sağlar. Sürüm kontrolü, merkezi veri havuzları ve tanımlanmış sahiplik gibi basit süreçlerin uygulanması, insanların çalışma şeklini bozmadan veri güvenilirliğini anında artırabilir.
Sürüm kontrolünün ötesinde, kuruluşların erişilebilirliği ve entegrasyonu dikkate almaları gerekir. Çalışanlar sürekli olarak en son elektronik tablo için avlamak veya verileri birden fazla kaynakta manuel olarak uzlaştırmak zorundalarsa, verimlilik bir isabet alır. Bir veri kataloğu, belge yönetim sistemi veya özel bulut çalışma alanı içinde olsun, kritik elektronik tablolar için merkezi, yönetilmiş bir depo oluşturmak-çalışanların her zaman en güncel bilgilere erişmesini sağlar. Ayrıca, bu araçlarda net veri sahipliği atayarak hesap verebilirliği güçlendirmek “Bu sonuncuyu kim güncelledi?” Sık sık e-tablo-ağır ortamları rahatsız eden gizem.
Gelen kutusunda kararlar kaybolduğunda
Hiç bir veri değişikliğini onaylayan, yalnızca sonsuz bir e -posta dizisi ile karşılanacak bir veri değişikliğini onaylayan bir projede bulundunuz mu? Birçok kritik veri kararı e -posta zincirleri, gayri resmi sohbetler ve hızlı sözel anlaşmalar yoluyla gerçekleşir. Bu yöntem şu anda uygun görünse de, kararları denetlemeye, doğrulamaya veya yeniden üretmeye çalışırken bir kabus oluşturur. Önemli bir bilgi, bir çalışan şirketten ayrıldığında birisinin gelen kutusuna kolayca gömülebilir – veya daha kötüsü kaybedilebilir.
Bu tür gayri resmi yönetişim, kuruluşları tutarsızlık ve uyum risklerine karşı savunmasız bırakır. Ancak, insanları bir eylem tarzı olarak onaylar için e-postayı kullanmayı bırakmaya zorlamak yerine, invaziv olmayan yaklaşıma bir eğik, halihazırda olanları resmileştirmeye yardımcı olur. Yapılandırılmış iş akışlarının, onay günlüklerinin veya otomatik izleme araçlarının uygulanması, gereksiz sürtünme eklemeden gereken şeffaflık ve izlenebilirliği sağlayabilir. Yönetişimi mevcut davranışlara entegre ederek-yenilerini dikte etmek yerine-kuruluşlar veri kararlarının iyi belgelenmiş, erişilebilir ve iş hedefleriyle uyumlu olmasını sağlar.
Ek bir zorluk, karar almanın yalnızca bireylerin e-posta alışkanlıklarına bağlı olmamasını sağlamaktır. Yalnızca e -posta onaylarına dayanan bir yönetim model risklidir – birisi kritik bir onay vermeyi unutursa veya yanlışlıkla önemli bir talebi silerse ne olur? Kuruluşlar, veri sistemleriyle doğrudan entegre olan onay yönetimi araçlarından yararlanarak yapılandırılmış, izlenebilir ve raporlanabilir karar vermeye izin vermelidir. İster iş akışı otomasyon platformları, biletleme sistemleri veya veri katalogları içindeki yerleşik yönetişim iş akışları yoluyla, kuruluşlar yapılandırılmamış e-posta zincirlerine güvenmeyi azaltabilir ve bunun yerine onayların resmileştirilmesini ve alınması kolay olmasını sağlayabilir.
Veriler gözetim olmadan hareket ettiğinde
Birçok kuruluşta, sistemler, ekipler ve raporlar arasında veri akışı az gözetim ile akar. Çalışanlar hala bir sistemden veri ihraç ediyor, başka bir sistemde manipüle ediyorlar ve daha sonra doğruluğunu veya kökenini sorgulamadan raporlara yapıştırıyorlar. Bu gayri resmi veri yönetimi uygulaması, takımlar çelişkili sayıları uzlaştırmak için mücadele ederken yanlış raporlamaya, uyumluluk sorunlarına ve boşa harcanan çabalara yol açarak büyük tutarsızlıklar yaratır.
Kuruluşlar, bunu haydut bir faaliyet olarak ele almak yerine, veri hareketinin gerekli olduğunu kabul etmeli ve bütünlüğünü sağlamak için resmi bir çerçeve sağlamalıdır. NIDG yaklaşımı, insanların verilere erişmeleri gerektiğini ve akışını kontrol etmenin onları yavaşlatmak anlamına gelmemesi gerektiğini kabul eder. Veri soyları, erişim izinleri ve uygun belgeler hakkında açık yönergeler getirerek, kuruluşlar bu kopya yaprağını herkes için ücretsiz olarak kontrollü, şeffaf ve verimli bir veri paylaşım sürecine dönüştürebilir. Anahtar, insanların veri kullanmasını engellemek değil, doğruluk, güvenlik ve uyumluluk sağlayacak şekilde yapmalarına yardımcı olmaktır.
Kuruluşlar ayrıca, verilerin barikat oluşturmadan sistemler arasında nasıl hareket ettiği konusunda görünürlük sağlayan hafif veri yönetişim kontrollerinin uygulanmasını düşünmelidir. Basit meta veri etiketleme, veri soy takibi ve otomatik günlüğe kaydolma ekiplerin verilerin nereden kaynaklandığını, nasıl değiştiğini ve nihayetinde nereye indiğini anlamalarına yardımcı olabilir. Bu kontrolleri günlük iş akışlarına yerleştirerek, kuruluşlar mevcut süreçleri bozmadan veri bütünlüğüne güvenebilirler. Katı bürokratik engelleri tanıtmak yerine, amaç yönetişimi daha iyi, daha şeffaf veri hareketini kolaylaştırıcı hale getirmek olmalıdır.
Çözüm
Tutulmamış hayatı yaşamak sürdürülebilir değildir. Gayri resmi veri yönetimi davranışları şu anda zararsız görünse de, zaman içinde ciddi verimsizliklere, uyumluluk risklerine ve karar verme hatalarına yol açabilirler. İnvaziv olmayan veri yönetişiminin güzelliği, bu davranışları ortadan kaldırmaya çalışmamasıdır-bunları insanların zaten nasıl çalıştığı ile uyumlu bir şekilde hassaslaştırmaya ve biçimlendirmeye çalışır.
Örgütler, elektronik tablo yayılımı, e -posta onay zincirleri ve kontrolsüz veri hareketi gibi günlük veri yönetimi faaliyetlerini tanıyarak ve geliştirerek, kaotik, gayri resmi yönetişimden gereksiz direnç olmadan yapılandırılmış, etkili bir çerçeveye geçebilir. Anahtar, oldukları yerde insanlarla tanışmak, görevler yerine rehberlik sağlamak ve onları engellemeyen – destekleyen süreçler yaratmaktır. Veri yönetişiminin yıkıcı olması gerekmez; Sadece kasıtlı olmalı. Ve doğru yapıldığında, organizasyonlar hantal olmayan hayatı yaşamaktan veri odaklı bir dünyada gelişmeye geçebilirler.
Kuruluşlar genellikle yönetişimin kısıtlamalar uygulamak ve insanları yavaşlatmak anlamına geldiğini varsayarlar, ancak düzgün yapıldığında tam tersi doğrudur. Yönetişim, insanların zaten çalışma biçimine sorunsuz bir şekilde entegre edildiğinde, bir yükten ziyade bir kolaylaştırıcı haline gelir. İnvaziv olmayan bir yaklaşımla, kuruluşlar reaktif, yapılandırılmamış yönetişimden iş hedefleriyle uyumlu, operasyonel verimliliği destekleyen ve sonuçta veri çalışmasını sağlayan iyi yapılandırılmış bir çerçeveye geçebilir. için Organizasyon buna karşı değil. Gayri resmi olandan resmi yönetişime geçiş, sert bir revizyon gerektirmez – sadece halihazırda olanları hassaslaştırma, rehberlik etme ve resmileştirme isteği.
Non-Invasive Veri Yönetişim ™, Robert S. Seiner / Kik Consulting & Educational Hizmetlerinin ticari markasıdır.
Telif Hakkı © 2025 – Robert S. Seiner ve Kik Danışmanlık ve Eğitim Hizmetleri
Bir yanıt yazın