Kurtarma için Parça Uzlaşması!

Yakın zamanda bildirilen bir vaka Otomotiv Haberleri Bir parça yöneticisinin OEM'den parça sipariş etme, bunları bayinin DMS'sine stoklamama ve Facebook'ta kişisel olarak satma suçunu kabul etmesi tartışıldı. Parça maliyeti ve bu 'satışları' göndermek için kullanılan FedEx hesabı nedeniyle bayilik dört yıldan kısa bir sürede 575.000 dolar kaybetti.¹

Benzer bir durum 2009 yılında Nebraska'daki bir parça yöneticisinin kaporta atölyeleri için özel sipariş parçalar sipariş etmesi, ancak SOP siparişi üreticiye ulaştığında satış faturalarını geçersiz kılması nedeniyle meydana geldi. Alınan parçalar bir kenara bırakıldı ve eBay'de satıldı. Toplam bayilik kaybı: dört yılda 280.000 doların üzerinde.

Umarım siz de benim düşündüğümün aynısını düşünüyorsunuzdur. Parçaların yıllık fiziksel envanteri ve aylık parça defteri ile defteri kebir mutabakatı ne olacak? Bu iki normal işletim sürecinin dolandırıcılığı nasıl durdurabileceğini daha derinlemesine inceleyelim.

Bayilerin, dışarıdan bir tarafın yıllık fiziki parça envanteri yapmasını ve defteri kebiri buna göre ayarlamasını şiddetle tavsiye ediyoruz. Ancak bu tamamlanıp unutulacak bir şey değil; her yılın sonucunu takip edin. Her yıl 50.000 dolar mı harcıyorsunuz? Yukarıdaki durumlarda gördüğümüz gibi, bu çok büyük rakamlara tekabül ediyor. Silinme sonucunda hangi adımlar atıldı – bunun nasıl gerçekleştiğine dair herhangi bir soruşturma var mı? Kaybolacak veya kırılacak çok fazla parça var. Her yılın ayarlamasını takip etmek için bir e-tablo tutun. Her yıl meydana gelen büyük zararların bir soruna işaret ettiğini söylemeye gerek yok.

Yıllık fiziki muayene önemli bir araç olsa da, aylık Parça Defteri ile Genel Muhasebe mutabakatının sorunun kaynağını keşfetme konusunda daha fazla potansiyeli vardır. Muhasebe ve parça envanteri arasındaki farkta büyük dalgalanmalar görmek olağandışı bir durum değildir; bunun sorumlusu genellikle zamanlamadır. Parçalar ayın son gününde stok siparişi alabilir ve stokları 30.000 $ artabilir. Muhasebe bu kısımlara ilişkin faturayı ayın 3'üne kadar almazsa^üçüncü Yeni ayı, ay sonuna kadar en yeni alımları kaydetmedikleri için parçalardan daha düşük bir genel muhasebe bakiyesiyle kapatacaklar. Parçaların üreticiye henüz parça ekstresine yansıtılmamış büyük bir getirisi varsa, bir ay daha muhasebeyi daha yüksek gösterebilir. Bu gelgitler endişe verici değil. Aradaki fark her ay artmaya devam ediyorsa bir sorun var demektir.

Muhasebe ve Envanter Farklılıklarının Genel Nedenleri

Muhasebe ile parça envanteri arasındaki büyük farklılıkların ilk elden gözlemlediğim birkaç yaygın nedeni şunlardır:

• Parça Alımlarının Yanlış Tahsisi: Parça departmanı satın alımlarda hesapları kodlamazsa bu durum meydana gelebilir. Ofislerin envanter hesabına navlun dahil ettiğini gördüm, bu da hesap bakiyesini şişiriyor. Parça satın alımlarında (parça envanteri, çeşitli envanter (lastikler, göbekler vb.), navlun ve indirim) olası her hesap numarası için satırlardan oluşan bir pul bulundurun. Parça yöneticisi daha sonra kaydedilecek muhasebe rakamlarını doldurur.
• Reddedilen Parça İadeleri: Bir iade oluşturulduğunda parçalar pedden çıkarılır ve dolayısıyla parça envanteri oluşturulur. Muhasebe genellikle kredi alınana kadar iadeyi öğrenmez ve muhtemelen iadenin kabul edilip tamamen ödenip ödenmediğini bilmezler. Parça iadesi 100 öğeyi geri gönderecek şekilde oluşturulabilir, ancak OEM yalnızca 70 öğeyi alır veya kabul ederse eksik parçalar için ödeme yapmayacaktır. Parça departmanı bloktan 100 öğeyi çıkardı, ancak muhasebe yalnızca 70 tutarında bir kredi kaydediyor. Parça iade belgelerinin takip için ofisle paylaşılmasını öneriyorum. Kredi bekleyen fabrikaya iade edilen parçalara ilişkin alacaklar için bir alt hesap oluşturun. Bazı üreticiler, eskime iadelerini daha düşük bir kredi tutarı karşılığında kabul edecektir. Üretici bu eski parçalar için maliyetin yalnızca %40'ını ödüyorsa, diğer %60'ın yine de defteri kebirden çıkarılması gerekir. Parçaların ofisle bu şekilde iletişim kurması gerekiyor.
• Eldeki Negatif Miktar: Çoğu zaman, bir parça ön siparişteyken bir onarım şirketine faturalandırılır ve bu da ped üzerinde negatif bir sayım oluşmasına neden olur. Parça teslim alındığında DMS'de stoklanmalıdır, böylece negatif sayım ortadan kaldırılır, ancak sadece teknisyene teslim edilebilir ve negatif değer hiçbir zaman kaldırılmaz. Bu parça hiçbir zaman parça panosunda stoklanmadıysa, satın alma işlemini kaydeden tek taraf onlar olduğundan muhasebenin değeri daha yüksek olacaktır.
• Toplu Yağ: Bayinize her petrol teslimatı yapıldığında, muhtemelen petrolün fiyatı değişmiştir. Muhasebe, satın alma fiyatını satıcının faturasına fiili maliyet üzerinden kaydedecektir; ancak parça departmanı yalnızca alınan miktarı kaydedecektir ve yağın parça numarasıyla ilişkili maliyeti kontrol edemeyebilir. Maliyetin yıllar içinde güncellenmemesi halinde, bu yüksek dönüş kısmında ped değeriniz önemli ölçüde etkilenebilir.
• Acil Alımlar: Komşu satıcılardan sık sık parça satın alıyorsanız, parça defterine yansıtılmayacak bir kar marjı ödüyorsunuz, bu da daha yüksek bir genel muhasebe bakiyesine katkıda bulunuyor. Satıcı faturasını muhasebeye gönderirken, parça departmanı bu satın alma faturalarını ped değeriyle eşleşecek şekilde kodlamalı ve işaretleme, indirimlerden mahsup edilecek stok düzeltme hesabına kodlanmalıdır. OEM olmayan parçalar, gerçek satın alma fiyatı üzerinden altlığa kaydedilmelidir.
• Değer Artışı/Amortisman ve Diğer Düzeltmeler: Üretici her ay belirli parçaların maliyetlerini ayarlayacaktır. Bazılarının değeri düşebilir, ancak genellikle değer kazandığını görüyoruz; parça maliyetleri artıyor ve bu güncellemeler stok değerinde net değişiklik sağlayacak. Pek çok bayi bunu aylık olarak kaydediyor, ancak bazıları yıl sonuna kadar beklemeyi tercih ederek, parçaların fiziki envanteri tamamlandığında olası kayıplara karşı bunu netleştiriyor. Mağazanız takdir rezervasyonu yapmayı beklerse, parça paneli muhasebeden daha yüksek olacaktır; bloktaki toplam kaydedilmemiş fiyat değişikliğini GL mutabakatına dahil ettiğinizden emin olun. Fiziksel envanter tamamlandıktan sonra yapılan düzeltmeler genellikle yıl sonu için yapılır; Bu bekleyen ayarlama, nakledilene kadar her aylık mutabakata da kaydedilmelidir.
• Manuel Ayarlamalar: Yetkili parça çalışanlarının herhangi bir günde, mevcut miktarlara ilişkin ayarlamaları kaydetmesi gerekebilir. Bir parçayı çekmek için çöp kutusuna gidebilirler ve DMS stokta bir parça gösterse de parçanın rafta olmadığını görebilirler. Böylece o parça pedden çıkarılacak şekilde manuel olarak ayarlanacaktır. Bunun gibi ayarlamalar muhasebeye bildirilmelidir; muhasebeye kaydetmek için değil, mutabakata eklemek için. Parçayı, tarihi, değeri ve parça yöneticisinin sağlayabileceği diğer ayrıntıları gösteren bir elektronik tablonun tutulmasını öneririm. Bazı manuel ayarlamalar, parçaları stoklarken oluşan hataları düzeltmek içindir ve muhasebeyle hiçbir ilgisi yoktur. 10 öğeden oluşan bir miktarın yanlışlıkla 100 olarak girildiği birçok durum gördüm. Keşfedildiğinde fazladan 90 öğenin kaldırılması gibi büyük bir olumsuz ayarlama yapılabilir. Bu pad-GL uzlaşmasını etkilemez.
• Bekleyen Parça Faturaları: Parça sayacı biletleri, açık onarım siparişlerine benzer; parçalar bloktan bir faturaya taşınır, ancak bilet kapatılana kadar (ödenen veya alacak hesap bakiyesine eklenen) değer genel muhasebe defterinden düşülmez. Bunlar, paneldeki öğeleri GL rec ile uzlaştırmak olmalı; ancak bu biletlerin kaç yaşında olduğuna daha derinlemesine bakın. Bu parçaların hiç alınmamış olması mümkündür. A/R müşterisi kredi limitini aşmış ve biletler beklemede kalmış olabilir (ancak parçalar serbest bırakılmıştır). Asla kapatılmayan mağaza biletlerinin yanı sıra kararsız çalışan alımları da buldum. Parça departmanı asla parçayı ve faturayı müşteriye verip, kasiyere başka bir kasada ödeme yapması talimatını vermemelidir. Müşteri, satın aldığı parçaları alabilmek için gişeye dönmeli ve ödenmiş makbuzunu göstermelidir.
• Garanti Düzenlemeleri: Garanti onarımı için talep edilen parçalar reddedilirse ne olur? Bu öğelerin silindiğinden ve envantere geri eklenmediğinden emin olun. Pek çok bayinin, talep ödenene kadar garanti onarım siparişlerini açık tutacağını fark ettim. Garanti yöneticisinin talep ödemesine dahil olmayan parçaları ve işçiliği kaldırabileceğinden bunun güvenli olmayan bir uygulama olduğunu düşünüyorum. Parçalar kaybolursa envantere yeniden eklenemez. Çoğu zaman yönetici, onarım için gerekli olan ancak faturalandırılmamış parçaları eklemek için bildirimi açık bırakır. Yöneticinize bunun ne sıklıkta gerçekleştiğini sorun; parça departmanı garanti taleplerinde parçaları ücretlendirmeyi unutursa, muhtemelen müşteri ödemelerini ve dahili işleri de unutuyorlardır.
• Muhasebe Hatası: Ayın genel muhasebe ayrıntılarına hızlı bir bakış, yanlış bir hesap numarasının kullanıldığına işaret edebilir. Yeni Araç Alımları veya Maaş Bordrosu gibi alışılmadık kaynaklardan envanter hesabına yapılan girişleri arayın. Yinelenen ilanları aramak için ayrıntıları dolar miktarına göre sıralamayı deneyin. Aylık değer kazanma/amortisman ayarlaması olmayan parça envanterini etkileyen yevmiye kayıtlarını takip edin.

Parça Envanteri Mutabakatında Kırmızı Bayrakların Tespiti

Muhasebe kendi rakamlarını bölüm yöneticilerinin rakamlarıyla karşılaştırdığında, bunlar nispeten yakın olmalıdır; genellikle %2-5'lik bir sapmanın kabul edilebilir olduğu kabul edilir. Farklılıkların çoğu zamanlamadan kaynaklanmaktadır; Her ay varyans değişimini görmeyi bekleyebilirsiniz. Bazen muhasebe daha yüksek olacaktır. Gelecek ay daha düşük olabilir. Aylık olarak büyüyen bir fark görmek istemiyoruz; örneğin, muhasebe envanteri parça toplamı toplamını bu ay 15.000 ABD Doları, gelecek ay 22.000 ABD Doları ve bir sonraki ay 38.000 ABD Doları aşıyor. Bu iki figürü birbirinden daha da uzaklaştıracak bir şeyler sürekli olarak oluyor.

Farklılıkların çoğu zamanlama ve muhasebe hataları olacaktır. Aranızdaki fark hırsızlıktan kaynaklanıyor olabilir mi? Manuel ayarlamalara ve iptal edilen parça faturalarına dikkatlice bakın. Bu görevlerden herhangi birini gerçekleştirme yetkisi kimdedir? Büyük değerli parça alımlarını yerinde kontrol edin; bunlar ped üzerinde stoklanmış mı? Parça departmanı güvenli mi ve kimlerin erişimi var? Ön siparişteki SOP parçalarının eskimesine bakın. Eldeki eşyalarda aşırı miktarda negatif miktar var mı? Giden paketlere ilişkin FedEx ve UPS ücretlerini parça satışıyla eşleştirin.

Kelimenin tam anlamıyla çok fazla hareketli parça olduğundan, bu, uzlaştırılması en zor envanterdir. Hatalar hızla birikerek maliyetli yıl sonu ayarlamalarına yol açar. Uzlaşma konusunda yardıma mı ihtiyacınız var? Withum'da mutabakat sorularınızın yanıtlarını almak için eski kontrolörler ve sabit operasyon direktörleri mevcuttur. Parça envanterinizdeki farklılıkların kontrolden çıkmasına izin vermeyin!

Referanslar:

1. Eski Vt. Bayiliği çalışanı posta dolandırıcılığı suçunu kabul etti. Otomotiv Haberleri38, 24 Haziran 2024. ︎

Post Uzlaşmayı Kurtarmaya Ulaştırıyor! İlk olarak Withum'da göründü.