Sözleşme Takvimi: Girdiler, Hesaplamalar ve Neden Önemlidirler

Sözleşme programı herhangi bir inşaat şirketinin kalbi ve ruhudur. Programın içerdiği hesaplamalar bağlama kapasitesini belirleyebilir, finansman elde etme yeteneğini belirleyebilir ve hatta bir şirketin bir iş için seçilip seçilmeyeceğini bile etkileyebilir. Bu makale, proje tahminlerinin etkisi, gelir hesaplamasında kullanılan dört temel girdinin belirlenmesi ve üç temel ölçütün tartışılması ve bunların bir şirkete devam eden projeleri hakkında neler söyleyebileceği dahil olmak üzere sözleşme takviminin en önemli unsurlarından birkaçını keşfetmeyi amaçlamaktadır.

Sözleşme Tahminleri

Amerika Birleşik Devletleri'nde genel olarak kabul edilen muhasebe standartlarına (“GAAP”) göre, doğası gereği uzun vadeli olan inşaat projeleri, gelirleri tamamlanma yüzdesi yöntemini kullanarak muhasebeleştirir. Bu, uzun vadeli bir inşaat projesi boyunca muhasebeleştirilen gelir miktarının büyük ölçüde inşaat sektörü muhasebesinin en benzersiz ve yüksek riskli unsurlarından biri olan sözleşme tahminlerine bağlı olduğu anlamına gelir. Bu nedenle, şirketlerin orijinal tahminlerin mümkün olduğu kadar doğru olmasını ve düzenli olarak gözden geçirilip güncellenmesini sağlayacak süreçlerin olması çok önemlidir.

Tuş Girişleri

Projenin tamamlanma yüzdesini ve cari dönemde muhasebeleştirilecek ilgili geliri hesaplamak için gerekli olan dört temel girdi vardır. Bu girdiler toplam sözleşme değerini, toplam tahmini doğrudan maliyetleri, bugüne kadarki toplam maliyetleri ve bugüne kadarki toplam faturaları içerir.

Toplam Sözleşme Değeri

Sözleşme değeri öncelikle orijinal sözleşme tutarını, artı veya eksi orijinal değeri artıran veya azaltan kapsamdaki değişiklikleri (yani değişiklik emirlerini) içermelidir. GAAP kapsamında bir değişiklik emrinin tamamen veya kısmen dahil edilmesi veya sözleşme değerinden tamamen çıkarılıp çıkarılmaması gerektiğini belirlemek zor olabilir. Değişiklik emri her iki tarafça da imzalanmış mı? Eğer öyleyse, ek işin tamamlanması için gereken değer ve toplam tahmini maliyetler tamamen dahil edilmelidir.

Onaylanmayan değişiklik emirleri dikkatli bir değerlendirme gerektirir. Onayın muhtemel görülmesi durumunda, Beklenen Değer Yöntemi veya En Muhtemel Tutar Yöntemi kullanılarak tahmini değer, yalnızca önemli iptallerin olası olmadığı ölçüde tamamen veya kısmen işlem fiyatına dahil edilmelidir. Onay olası değilse, maliyetler toplam proje maliyetlerine eklenir ve sözleşme değeri değiştirilmeden brüt kar marjı azaltılır.

Toplam Tahmini Tamamlama Maliyeti

Tamamlanacak toplam tahmini maliyetler, projenin tamamlanma yüzdesini ve gelir tahakkukunu hesaplamak için kullanılan temel tahmindir. Sahipler devam eden inşaat projelerini izlemeli ve tahminde değişiklik yapılmasının gerekli olup olmadığını belirlemek için proje yöneticileriyle sık sık görüşmelidir. Öngörülemeyen durumlardan kaynaklanan proje gecikmeleri veya malzemelerle ilgili fiyat artışları, maliyet aşımlarına yol açan ve programa dahil edilmesi gereken daha yaygın durumlardan yalnızca birkaçıdır. Fiyat artışları, özellikle tarifelerle ilgili belirsizlikler nedeniyle, COVID sonrası dönemde büyük endişe kaynağı olmaya devam ediyor. Şirketler, halihazırda sözleşmeye dahil edilmemişse, sözleşmelere fiyat yükseltme maddeleri eklemeyi düşünebilir.

Bugüne Kadarki Toplam Maliyetler

Bugüne kadarki toplam maliyetlerin toplam tahmini tamamlama maliyetlerine bölünmesi, projenin tamamlanma yüzdesini belirler. Örneğin, sözleşme değeri 150 bin ABD Doları, toplam tahmini maliyeti 100 bin ABD Doları, bugüne kadarki toplam maliyeti 50 bin ABD Doları ve önceki yıllarda kaydedilen toplam geliri 20 bin ABD Doları olan bir projeyi analiz edelim. Bu girdiler, projenin %50'sinin tamamlandığını (50 bin ABD Doları/100 bin ABD Doları) ve bugüne kadar toplam gelirin 75 bin ABD Doları (0,5 x 150 bin ABD Doları) olduğunu ve bunun cari dönem gelirinin 55 bin ABD Doları (75 bin ABD Doları – 20 bin ABD Doları) olduğunu gösterir.

Bugüne Kadar Toplam Faturalandırma

Tipik olarak, proje faturaları müşteriye sunulduğunda şirket, alacak hesaplarına ve/veya alıkonma hesabına bir borç ve sözleşme gelirine bir alacak kaydeder. Bugüne kadarki faturalandırma girişi, bir projenin fazla/eksik faturalandırmasını hesaplamanın anahtarıdır; bu, gelir tahakkukunu tamamlanma yüzdesi yöntemiyle tutarlı olacak şekilde ayarlamak için gereken yevmiye kaydının belirlenmesinde gereklidir.

Sözleşme Takvimi Analizi

Düzenli olarak analiz edilirse sözleşme programının sağlayabileceği birkaç önemli bilgi vardır. Sözleşme brüt kar marjı, brüt kar kazancı/azalma analizi ve fazla/eksik faturalandırma analizi, yalnızca mali tabloların üçüncü taraf kullanıcıları için önemli ölçümler olmakla kalmaz, aynı zamanda sahiplere keskin bilgiler sağlamak için de kullanılabilir. Ek olarak, eğer doğru kullanılırsa, bu ölçümlerin analizi muhtemelen bir şirketin ileriye dönük operasyonlarının finansal sonuçlarını iyileştirecektir.

Brüt Marj

Devam eden sözleşmelere ilişkin genel öngörülen brüt kar marjı tahmin belirsizliğine tabi iken, tamamlanan sözleşmelere ilişkin brüt kar marjı tahmin belirsizliğine tabi değildir. Bu nedenle, tahmini marjları, tamamlanmış sözleşmelerdeki boyut ve kapsam açısından karşılaştırılabilir gerçek marjlarla periyodik olarak karşılaştırmak iyi bir fikirdir. Devam eden bir sözleşmenin tahmini marjı, benzer tamamlanmış sözleşmelerde gerçekleştirilen marjlardan çok daha düşükse, bu ihtiyatlı bir tahmine işaret eder ve proje tamamlanmaya yaklaştıkça daha yüksek miktarda gelirin muhasebeleştirilmesiyle sonuçlanabilir. Her ne kadar ihtiyatlı tahminler mali tablo sunumu açısından olumlu görülse de, özellikle projenin tamamlandığı yılda vergi etkilerinin önemli olabileceğini dikkate almak önemlidir.

Alternatif olarak, benzer tamamlanmış sözleşmelere göre çok daha yüksek marjlarla devam eden sözleşmeler, toplam tahmini maliyet değerinin hatalı veya eksik olduğunu gösterebilir. Sonuçta bu, başlangıç ​​yılında daha yüksek gelir tanınmasına ve proje tamamlanmaya yaklaştıkça kârın azalmasına neden olacaktır. Sözleşme genel bir zarar pozisyonuna düşerse GAAP, beklenen kaybın tamamının, projede önceden muhasebeleştirilen tüm gelirlerin iptaliyle birlikte, kaybın tespit edildiği dönemde muhasebeleştirilmesi gerektiğini belirtir. Sözleşmelerdeki büyük kayıplar, kefalet, finansman düzenlemeleri ve yeni sözleşmeler için teklif kazanma potansiyeli açısından şirkete olumsuz yansıyabilir.

Brüt Kâr Kazanımı/Azalması

Brüt kar kazancı/azalma analizi, sözleşme tahminlerinin doğruluğunu değerlendirmenin başka bir yoludur. Devam eden sözleşmelerle ilgili önceki dönemin tahmini brüt kârının cari dönem tahminleriyle (veya işin durumuna bağlı olarak nihai brüt kârla) karşılaştırılmasını içerir. Kârın azalması, orijinal teklifin hatalı olduğunun veya maliyet aşımlarının ele alınması gerektiğinin bir göstergesi olabilir. Bir müşterinin projenin kapsamını sık sık değiştirmesi veya daraltması durumunda, bu da kârın azalmasına yol açarsa, şirketler gelecekte müşteriyle iş kabulünü sınırlamanın ihtiyatlı olup olmayacağını belirlemek için etkinin boyutunu değerlendirmek isteyebilir.

Brüt kar kazancı genellikle ihtiyatlı tahminlerin veya değişiklik emirlerinin bir sonucudur. Müşteriyle olumlu bir ilişki olması ve/veya işi kimin yaptığına ilişkin tutarlılığın sürdürülmesinin kolaylığı nedeniyle, değişiklik siparişleri genellikle orijinal sözleşmeden daha yüksek bir marjla faturalandırılabilir. Değişiklik emirleri olumlu brüt kar marjı sonuçlarıyla sonuçlanırsa, şirketler bunu ileriye dönük olarak aktifleştirmenin yollarını değerlendirmelidir.

Fazla/Eksik Faturalandırmalar

Sözleşme takvimini analiz ederken, şirketlerin önemli miktarda fazla/eksik fatura bakiyelerini belirlemesi ve bakiyelerle ilgili altta yatan gerçekleri ve koşulları iyi anlaması önemlidir. İnşaatta nakit en önemli şeydir ve devam eden sözleşmelere ilişkin fazla faturalandırma, bir şirketin projenin müşteri tarafından finanse edildiğinden emin olduğunun göstergesi olabilir, bu da bir şirketin işletme nakit akışının kısıtlanması riskini azaltır. Bununla birlikte, öngörülen toplam brüt kârdan daha fazla olan fazla faturalar, bir işi tamamlamanın masraflarını karşılamak için bir işten borç almayı içeren “iş ödünç almanın” bir işareti olabilir. Başka bir deyişle şirket “Paul'e ödeme yapmak için Peter'dan borç alıyor.” Bu uygulamanın kullanılması negatif nakit akışına neden olur. Tutarlı bir şekilde kullanıldığında, bir kartopu etkisi yaratabilir, tamamen faturalandırılan işlerin maliyetlerini karşılamak için yeni işlerin fazla faturalandırılmasını gerektirebilir ve sonuçta nakit sıkışıklığına yol açabilir.

Eksik faturalandırmalar genellikle zamanlama farklılıklarının bir sonucudur, özellikle de aylık proje faturalandırmalarının zamanlaması sözleşme şartlarına göre belirlendiğinde. Bununla birlikte, önemli miktarda eksik faturalar aynı zamanda toplam sözleşme bedeline ilişkin yanlışlıkların göstergesi olabilir ve buna göre analiz edilmelidir.

Çözüm

Sözleşme takvimi bir inşaat şirketi için en önemli kaynaklardan biridir. Temel girdileri ve hesaplamaları anlamak, iş teklifi ve tahmin sürecindeki sorunları vurgulayacak, ileriye yönelik sözleşme tahminlerini iyileştirecek ve genel olarak daha olumlu marjlar elde edilmesini sağlayacaktır. Tahminlerin ve ölçümlerin düzenli analizi, kararların mevcut en doğru bilgilere dayanarak alınmasını sağlamaya yardımcı olur. Bir şirketin kontrolü dışında ortaya çıkan öngörülemeyen koşullar her zaman olacaktır. Ancak tutarlı sözleşme programı analizinden elde edilen içgörülere sahip olmak, şirketlerin kendi kontrolleri dahilindeki faktörleri gözden kaçırmamalarını sağlar.

Yazar: Julie Christensen, CPA, CCIFP | jchristensen@Finans

Sözleşme Programı: Girdiler, Hesaplamalar ve Neden Önemlidir yazısı ilk olarak Withum'da yayınlandı.