Yapılacaklar Listenizi Önceliklendirmek için 'Eisenhower Matrisi'ni Kullanın

Görevlerinizi planlamanın (ister zamanı bloke edin, ister görevleri gruplandırın, ister tüm günlerin temasını belirliyor olun) üretken olmak ve işleri halletmek söz konusu olduğunda büyük bir öncelik olduğunu zaten biliyorsunuz. Ancak bir sürü göreviniz varsa ve bunları planlamaya nereden başlayacağınızı bile bilmiyorsanız, neyi hemen yapacağınıza, neyi devredeceğinize ve neyi unutacağınıza karar vermek için etkili bir yönteme ihtiyacınız vardır. Temel olarak, yalnızca ne yapmanız gerektiğini bilmeniz değil, aynı zamanda bu görevleri ne kadar önemli olduklarına, ne kadar zaman alacaklarına ve bunları gerçekleştirmek için neye ihtiyacınız olduğuna göre sıralamanız gerekir.

Eisenhower Matrisi nedir?

Bu değerlendirme ve üretkenlik aracı, adını bir zamanlar Dr. J. Roscoe Miller'ın şu beyanından alıntı yapan eski başkan Dwight Eisenhower'dan almıştır: “İki tür sorunum var: acil ve önemli. Acil olanlar önemli değil ve önemli olanlar hiçbir zaman acil değil.” Dr. Miller'dan özür dilerim ama daha ünlü olan adam, bu sisteme kendi adını verme şerefine erişti. Her iki adamdan da özür dilerim ama bu alıntıyı ilk okuduğumda tam olarak anlayamadım. Benim için önemli şeyler öyle Son tarihleri ​​çok uzak olsa bile oldukça acil. Yine de alıntı olduğu gibi duruyor ve ondan kaynaklanan görevleri önceliklendirme yöntemi, herhangi bir kelime salatasının önce gelmesine bakılmaksızın etkilidir.

Eisenhower Matrisini kullanırken, dört çeyrek daire oluşturan iki kesişen çizgiden oluşan standart bir matris çizersiniz. X ekseni aciliyeti, Y ekseni ise önemi temsil eder; dolayısıyla sol üst çeyrek size hem acil hem de önemli olan görevleri gösterecektir; sağ üst çeyrekte acil olmayan ancak önemli olan görevler bulunur; sol alt çeyrek önemli olmayan ancak acil olan görevler içindir; sağ alt kadranda ise acil olmayan ve önemli olmayan görevler yer alıyor. Bu dört yönlü bölünme bana, “önemli olanların asla acil olmadığı” şeklindeki orijinal iddiadan çok daha anlamlı geliyor çünkü bunların acil olabileceğini kabul ediyor. Şuna benziyor:

Eisenhower Matrisi nasıl kullanılır?

Kağıt üzerinde veya Draw.io gibi yazılımlarla ve hatta eisenhower.me gibi özel hizmetlerle kendi matrisinizi oluşturabilirsiniz. Daha sonra görevlerinizi matrise yerleştirin ve bunları aciliyet ve önem kombinasyonuna göre sıralayın. Gerçek anahtar bundan sonra ne yapacağınızdır.

Çeyreklerin acil veya önemli olanı tanımlamanın ötesinde ikincil amaçları vardır:

• sol üst çeyrek şimdi yapmanız gereken görevler içindir.

• sağ üst çeyrek gelecekte yapmayı planlamanız gereken görevler içindir.

• sol alt çeyrek yetenekli birine devretmeniz gereken görevleri temsil eder.

• sağ alt çeyrek size kolayca silebileceğiniz veya erteleyebileceğiniz görevleri gösterir.

Matriste tüm görevlerinizi gördükten sonra, acil ve önemli olmayanları devredin, önemli ama acil olmayanları planlayın ve sağ üst kadrandaki acil görevleriniz üzerinde çalışmaya başlayın. Son teslim tarihi ciddi bir şekilde yaklaşıyorsa, yetkilendirme veya planlama konusunda endişelenmeden önce ilk olarak bunları yapın. Her bir sorumluluğun ne kadar önemli ve acil olduğunun görsel temsili, ne kadar çok şey yapmanız gerektiğini düşünerek paniğe kapılarak zamanınızı boşa harcamak yerine, zamanınızı neye ayırmanız gerektiğini anlamanıza yardımcı olabilir.

Matrisin kullanımı özellikle görsel düşünen insanlar için faydalıdır ancak yine de stratejik düşünmeniz gerektiğini unutmayın. Eisenhower Matrisinden 1-3-5 listesi gibi katı bir yapılacaklar listesine geçmeyi düşünün. Bu sizi gününüzü bir büyük görev, üç orta görev ve beş küçük görev etrafında planlamaya çağırıyor. Açıkçası, bu acil ve önemli görevler üstlenmeye çalıştığınız ilk görevler olacaktır, ancak bunların aciliyetini ve önemini hesaba katmanın yanı sıra, harcayacakları zamanı ve kaynakları da hesaba katmalısınız. En acil, önemli ve kaynak açısından yoğun görev, yapılacaklar listenizdeki en önemli öğe olmalıdır. Hala önemli olan ancak sizden daha azını gerektirenler ortadaki üçünü doldurun. Beş küçük görev, önemli ancak acil olmayan şeyleri içerebilir ve hatta yapmak zorunda olmadığınız işleri devretme eylemini bile içerebilir. Matris işe başlamanın sadece ilk adımıdır.

Burada kanban gibi bir sistemin kullanılmasını da tavsiye ederim. Yalnızca yapılması gerekenleri değil, mevcut kaynakları da dikkate almanız gerekir. Evinizi temizlemek acil ve önemli olabilir, ancak malzemeleriniz yoksa, daha acil olan görev aslında mağazaya gitmektir. Aynı şey, bir ekip üyesinin size onsuz ilerleyemeyeceğiniz çok önemli bir bilgiyi göndermesini beklediğiniz sırada üzerinde çalışmanız gereken bir proje için de geçerlidir. Bu durumda, proje teknik olarak daha acil olsa bile beklerken daha az acil bir görev üzerinde çalışmak daha mantıklı olacaktır. Bir şeyi yapmak için gereken zamanı ve kaynakları hesaba katan bir sistem kullanmak, öncelikli görevlerinizi daha net görmenize ve gününüzü daha verimli geçirmenize yardımcı olacaktır. Daha üretken.