ZORUNLU ZAMANLI KAYIT | Dört şirket EL PERIÓDICO'ya yeni zorunlu dijital zaman kaydına nasıl uyum sağladıklarını açıklıyor

O zamandan beri Kraliyet Kararnamesi 8/2019 zoraki Çalışanlarınızın çalışma saatlerini kaydetmek içinBirçok şirket kendisini yeni bir zorlukla karşı karşıya buldu. Bu yıllarda çözümler çok çeşitliydi: Bazıları elle doldurulmuş bir sayfayı, diğerleri Excel sayfalarını ve bazı durumlarda dijital araçları tercih etti. Altı yıl sonra, bu düzenlemedeki boşlukları düzeltmek için hükümet, çalışma saatlerinin kaydedilmesi üzerindeki kontrolü sıkılaştırmaya karar verdi. şirketleri dijitalleştirmeye zorluyor.

Üç Katalan örgütü Girona Ticaret OdasıO Girona Basketbol Kulübü ve teknolojik BSB Verileri– ve bir Madrid STK'sı – ICONG – onlara açıklıyor GAZETE Atlama nasıl oldu? Clockio ile iş gününün dijital kaydı, geliştirilen bir zaman yönetimi çözümü GironaBu onların yalnızca düzenlemelere uymalarına değil, aynı zamanda verimlilik, kontrol ve şeffaflık kazanın.

Fiziksel kartlardan mobil imzalamaya: Girona Ticaret Odası uzaktan çalışmaya uyum sağlıyor

“Önceden fiziksel bir kartla giriş yapıyorduk, ancak uzaktan çalışmayla birlikte bu sürdürülemez hale geldi” diye açıklıyor. Anna Insa Yazı Tipiyönetim teknisyeni ve Girona Ticaret Odası başkanlığı. Eyaletteki şirketleri ve tüccarları bir araya getiren kuruluşun, yeni mevzuata uyumu garanti edecek ve aynı zamanda günlük operasyonları basitleştirecek bir araca ihtiyacı vardı.

Oda, kendi bünyesinde Clockio'yu hayata geçirdi üç ay içinde. Insa şunu ekliyor: “Süreç hızlıydı ve uygulama son derece sezgiseldi.” Şu anda kurumda çalışan kişiler cep telefonlarından giriş yapabiliyor, molaları kaydedebiliyor, tatillerini veya izinlerini aynı platformdan yönetebiliyor.

İlk bakışta teknik gibi görünen bu değişikliklerin organizasyon kültürü üzerinde de etkisi oldu: “Çalışanlar kendilerini rahat hissediyor, aracı istilacı bir kontrol sistemi olarak değil, programlarını karşılayacak bir müttefik olarak algılıyorlar” diye özetliyor Insa.

Sistem ayrıca, olası denetimler veya sendika soruşturmaları için kayıtlara erişimi kolaylaştırırhükümlerine uygun olarak veri koruma ve belgesel koruma standartları kanun bunu gerektiriyor.

BSB Data: “Toplam kaostan hatasız yönetime geçtik”

BSB Verileri bir 'veri merkezi' Girona merkezli yakınlık. Onlar için iş gününü yönetmek baş ağrısıydı. “Tam bir kaos vardı. Kılavuz formları her zaman doğru şekilde doldurulmuyordu ve personelin takip edilmesi gerekiyordu” diye itiraf ediyor. Manel Garréşirketin COO'su.

Clockio'ya geçiş sadece modeli düzenlemekle kalmadı, aynı zamanda zamandan da tasarruf sağladı: “Takvimleri dengelemek için ayda yaklaşık on saat azalttık ve tatillerden kaynaklanan çakışmaları önledik. Her şey kayıtlı ve şeffaf.”

BSB Data'nın yalnızca beş çalışanı var ancak Garré net: “Şirketin büyüklüğü önemli değil. Kaydı otomatikleştiren ve uyumluluğu garanti eden bir araca sahip olmak çok önemli. Clockio sağlam, güvenilir ve ekonomik. Yasal uyumluluk konusunda endişelenmiyoruz ve işi büyütmek için zamandan tasarruf ediyoruz.”

Bilgi güvenliği, özellikle değerler konusunda ISO 27001:2022 sertifikasına sahip şirket veri izlenebilirliği: “Her şey doğru şekilde kaydedilmelidir. Clockio ile her şeyin doğru olduğunu bilirsiniz.”

Bàsquet Girona: kontrol, şeffaflık ve daha az işçi çatışması

Bàsquet Girona'nın şu anda profesyonel takım ve basketbol okulu arasında yaklaşık 140 çalışanı bulunmaktadır. Spor kurumu ayrıca manuel kaydı da geride bırakmaya karar verdi. Kulüpten “Daha önce bunu Excel'de yapıyorduk ve baş ağrısıydı” diye açıklıyorlar. “Kontrol eksikliği vardı ve aylık izleme karmaşıktı.”

Clockio'nun uygulanması neredeyse anında gerçekleşti. “Bir aydan kısa bir süre içinde her şey çalışmaya başladı. Uygulama çok sezgisel olduğu için işçiler bunu hızlı bir şekilde öğrendi” diyorlar.

Bugün, İmzalar mobil veya bilgisayardan yapılıyorhareket halinde olan veya uzaktan çalışan personel için bile coğrafi konum. Somut faydalar sağlayan bir değişiklik: “Zaman kontrolü ve raporlamaya harcanan zamanı %40'a kadar azalttık” diyorlar. Çalışanların algısı da gelişti: “Şeffaflık ve eşitlik aracı olarak değerlendiriliyor. Şirket ile çalışan arasındaki güveni güçlendiriyor.”

“Tam bir kaostu”: küçük kuruluşların dijital atılımı

İçinde STK'ların Kalite Enstitüsü (ICONG)Yalnızca beş çalışanla zaman kaydı zahmetli bir işti. Kuruluş, “Kağıt üzerinde imzalamadan önce bu tamamen bir kontrol eksikliğiydi” diye kabul ediyor. “Çalışılan saatleri Excel'e aktarmak zorunda kaldık ve imzalar da değiştirilebilirdi.”

Clockio'nun gelişi dikkate değer bir değişikliğe işaret etti. “Clockio ile programımız üzerinde kontrol sahibi olduk ve her zaman kimin çalıştığını biliyoruz, hatta iş arkadaşlarının yeri değiştirilmiş olsa bile” diye açıklıyorlar. “Artık çalıştığınızı göstermenin bir yolu var.”

Katalan uygulamasının tüm işlevlerini hâlâ keşfetmelerine rağmen ilerleme ortada: “Bunu ölçmedik, ancak artık bir sorun daha azaldığı doğru” diye itiraf ediyorlar. “Bu bize gönül rahatlığı sağlıyor ve ekibin çalışmalarına dair daha net bir vizyon sağlıyor.”

Yasanın ötesinde: bir fırsat olarak zaman kaydı

Üç kuruluş da zaman kontrol aracı arayışını tetikleyen şeyin yasal zorunluluk olduğu konusunda hemfikir, ancak hepsi dijitalleşmenin daha modern yönetime kapı açtığının da farkında.

Herhangi bir cihazdan giriş yapmanızı sağlayan Clockio, otomatik raporlar oluşturun ve devamsızlık yönetimini merkezileştirin. Bu üç durumda basit bir uyumluluk yazılımından daha fazlası, stratejik bir müttefik haline geldi. Cambra'dan Anna Insa şöyle özetliyor: “Yasal zorunluluk bizi motive etti, evet ama aynı zamanda etkili bir araca olan ihtiyaç da bizi motive etti.” BSB Data'da Garré daha da ileri gidiyor: “Clockio yalnızca yasalara uymakla kalmıyor, aynı zamanda sizi daha rekabetçi kılıyor.”

Analiz ve önlemenin geleceği

Şirketler artık bir sonraki adıma bakıyor: sorunları tahmin etmek için verilerden yararlanmak. Bàsquet Girona'dan, birçok insan kaynakları departmanında giderek daha fazla duyulan bir kavrama dikkat çekiyorlar: “Devamsızlık veya aşırı iş yükü kalıplarını tespit etmek için gelecekte tahmine dayalı analizin dahil edildiğini görmek istiyoruz.”

Ticaret Odası ise daha acil bir iyileştirme öneriyor: Bir çalışan programlara uymadığında otomatik uyarılar. Bunlar bir eğilimi yansıtan taleplerdir: Zaman kaydı artık idari bir yük olarak değil, zamanı daha iyi yönetmek ve iş sağlığına dikkat etmek için bir fırsat olarak görülüyor.

Clockio: Hızlı ve etkili bir çözüm

Sosyal sektörden ICONG bunu basitçe şöyle özetliyor: “Clockio, kalite-fiyat oranı nedeniyle iyi bir seçenek ve iyi çalıştığı için tereddüt etmeden tavsiye ediyoruz. Kullanımı kolay ve kullanıcı deneyimi keyifli.”

Dört kuruluş bir konuda hemfikir: “Evet, Clockio'yu öneriyoruz” diyor Insa. “Zaman yönetimini optimize etmenin ve idari görevleri azaltmanın anahtarı oldu.” BSB Data'dan Garré, bunu iş pragmatizmiyle özetliyor: “Arkasında bir insan ekibinin olduğu hızlı ve etkili bir çözüm. Daha ne isteyebilirsiniz ki?”