İlk ofis işinize başladığınızda yepyeni bir dil öğrenirsiniz. Aniden, ekibinizin “iş akışı” konusunda eğitiliyorsunuz, yeni bir sorumluluk üstlenmek için “bant genişliğine” sahip olup olmadığınızı beyan etmeye zorlanıyorsunuz ve “KPI'lara” ulaşmak adına sonsuza kadar “geri dönüp” ve “ayrıntılara iniyorsunuz”. Henüz öğrenmemiş olabileceğiniz bir işyeri jargonu “gerçeğin tek kaynağı”dır ve aslında düzenli kalmak için yararlı bir araçtır. İşte “tek hakikat kaynağı”nın veya SSOT'nin ne olduğu ve (beni affedin) iş akışınızda neden bir tane uygulamanız gerektiği.
Gerçeğin tek kaynağı nedir?
Patronunuz tek bir gerçek kaynaktan bahsettiğinde, işinizle ilgili tüm bilgi ve kaynakların bulunduğu bir depodan bahsediyor demektir. Gerçekten bu kadar: Sözleşmeler, talimatlar, zaman çizelgeleri, iletişim sayfaları, şablonlar, incelemeler gibi belirli bir proje veya işiniz için ihtiyacınız olan her şeyi içerebilir… liste uzayıp gider. Ne kadar büyük veya küçük olursa olsun, bir proje için gerekli olan tüm kaynakları ve belgeleri derleyen her şey SSOT'tur. Oldukça mütevazı bir fikir için görkemli bir terim, bu yüzden ofis jargonuna çok iyi uyuyor. (SSOT'ları öğrencilere ve diğer öğrencilere de öneriyorum çünkü bunlar çalışma materyallerini düzenlemenin harika bir yoludur.)
İyi organize edilmiş olmalı ve belirli bir projeyle ilgisi olan herkes için erişilebilir olmalıdır. Eskiden büyük ve eski bir ciltleyici olabilirdi, ancak modernize edilmiş sürüm büyük olasılıkla bulut tabanlı yazılım içeriyor. Örneğin bir Google Drive, SSOT için harikadır. Bana göre en iyi SSOT, bağlantılardan PDF'lere ve YouTube videolarına kadar kaynaklarınızı toplayan ve saklayan ve daha sonra içerik sentezlemek, bilgi bulmak, raporlar oluşturmak ve hatta podcast'ler, zihin haritaları ve bilgi kartları oluşturmak için kullanılabilen bir yapay zeka aracı olan Google'ın NotebookLM'sidir. Onu bu kadar mükemmel kılan şey, yalnızca sizin girdiğiniz malzemelerden yararlanması, dolayısıyla ChatGPT'de aldığınız gibi hiçbir zaman garip bir dış gürültü olmamasıdır. Sağladığı herhangi bir özette veya içerikte, kaynak materyalde bulunduğu yere bir bağlantı içerir, kaynaklarınızı aranabilir hale getirir ve bunları sıralamak için yapmanız gereken iş miktarını azaltır. Sitelerin ve PDF'lerin önizlemeleri programın sol bölmesinde de mevcuttur, böylece ihtiyaç duyduğunuzda orijinal kopyalara başvurabilirsiniz. “Notebook”unuzu (veya NotebookLM içindeki klasörünüzü) projenize dahil olan herkesle paylaşabilirsiniz, bu da onu bir grup deposu olarak sağlam hale getirir.
SSOT kullanmak şuna benzer: Verimliliğin “eylem yöntemi”bir e-tablo kullanarak görevlerinizi eylem adımlarına, referanslara ve arka yakıcılara göre sıralamanızı ister. Referanslara ayrılmış sütun, görevinizi gerçekleştirmeyle ilgili bilgileri içerir ve küçük ölçekli bir SSOT olarak düşünülebilir.
SSOT'yi nasıl kullanırsınız?
Bir ekipteyseniz NotebookLM, Google Drive, OneDrive veya SharePoint gibi bir yazılımı veya proje yönetimi aracını kullanabilirsiniz. Buradaki ilk belgede proje veya ekipteki herkesin bir listesi ve iletişim bilgileri bulunmalıdır. Herkesin emin olmak için bunu kullanın Açık listenin SSOT'a erişimi var. Ayrıca bir adlandırma şemasının olması da yararlı olur; böylece klasör doldukça dosyaların tanımlanması kolaylaşır. LastName_DocumentTitle_Date.extension gibi bir şey harika çalışıyor. Diğer belgeler bir program veya teslimatların zaman çizelgesini, proje için kaynakları ve yapılması gerekenlerle ilgili diğer her şeyi içerebilir.
Mantıklı geliyorsa, herkese düzenleme erişimi verin, böylece yaptıklarını işaretleyebilir veya kullanılabilir hale geldikçe kaynak ekleyebilirler. Çok fazla ekip üyesi varsa veya gözetim istiyorsanız düzenleme izinlerini yöneticilerle sınırlı tutun.
Şu ana kadar ne düşünüyorsun?
SSOT'lar kimin neyi yapması gerektiği ve bunu nasıl gerçekleştirebileceği konusundaki kafa karışıklığını ortadan kaldırır, ayrıca ekip üyelerinin adım atmasını kolaylaştırır. Örneğin, birisi hastaysa, onun görevleri ve bu görevleri halletmek için kullandığı araçlar tek gerçek kaynakta anında mevcuttur, böylece diğer kişiye ulaşılamadığında bile birisi içeri girip bunlara erişebilir.
SSOT planını, bir iş projesinde veya evinizin yönetimi gibi başka bir konuda kendi ilerlemenizi takip etmek için kişisel kullanım için de kullanabilirsiniz. Çocuklarınızın faaliyetleri veya tıbbi ihtiyaçları, bakım ve temizlik uzmanları ve görevleri veya ihtiyacınız olan diğer şeylerle ilgili iletişim bilgileri için bir klasör bulundurun. Bu, herhangi bir nedenden dolayı ayrıntıları paylaşmanız gerektiğinde, örneğin şehir dışına çıkmanız ve bir arkadaşınızın evinizi gözetlemesi gerektiğinde veya acil bir durumda kız kardeşinizin çocuklarınızı bir haftalığına götürmesine ihtiyaç duyduğunuzda yararlı olur.
Her ne kadar “gerçeğin tek kaynağı” kulağa ne kadar yüce gelse de, bu, gerçek dünyada faydaları olan ve aslında hayatınızı kolaylaştıracak, (tekrar affedin) diğer şeylere dönmeniz için size daha fazla bant genişliği sağlayacak kurumsal fikirlerden biridir.
Bir yanıt yazın