20 maddelik bir “yapılacaklar” listesi nasıl işlenir

Yapmazsın. Çoğu insan her seferinde sadece bir şey yapabilir. Birkaç çok görevli belki iki tane yapabilir. Kimse bir seferde 20 şey yapamaz.

“Yapılacaklar” listesi, uzun vadeli projeleri veya yapmak istediğiniz şeyleri takip etmenin iyi bir yoludur… bir gün… ama haftanızı planlamak için iyi bir yol değildir.

Gördüğüm şekilde, yapılan çoğu iş önemli ve acil şeyler. Birden fazla önemli ve acil göreviniz varsa, hangisinin daha önemli olduğuna karar vermelisiniz. Çok fazla varsa, hiçbir şey önemli ve acil değildir.

İşin püf noktası, acil kategoriye geçmeden önce önemli ama acil olmayan bir görev üzerinde çalışmaktır. Başlamak için, o anda sizden önce sahip olduğunuz en önemli şey (MIT) gibi görünmenizi öneririm. Sadece bir MIT olabilir; En çok iki tane olamaz. Başlamak için, MIT'inize 45 dakika veya bir saat konsantre, kesintisiz süre ayırın. O zaman bittiğinde, aramalarınızı, metinlerinizi, e -postalarınızı kontrol etmek için kısa bir ara verin. Ardından, bu MIT üzerinde çalışmaya devam etmek için 45 dakika daha ayırın ve bu projeyi tamamlanana kadar devam edin ve bir sonraki MIT'e devam edin.

Gününüze veya haftaya başladığınız büyük yapılacaklar listesine geri dönmek. Gün veya haftayı üzerinde her şey tamamlanmadan bitirirseniz, yaptığınız şey seviyenizin altında olan sorumluluklar üzerine alınır. Bunun “kanıtı”, listenizdeki öğelerin, dahil olmanız için daha önemli olduğunu düşündüğünüz şeyler için bir kenara itildiğidir.

Buna bakmanın farklı bir yolu, belki de ya düzgün bir şekilde devredememeniz, mikro yönetim olmanız, bu görevi düzgün bir şekilde yapabilecek tek kişi olduğunuzu düşünün, sizden daha önemli olduğunuzu veya kuruluşunuzdaki rekabetten korktuğunuzu düşünün. Sebep ne olursa olsun, sizin için önemlidir, ancak kuruluş veya işletmeniz için değil. İşi etkiler ve çözmeniz gerekir, ancak asıl mesele, sorumluluklarınızı yönetmede daha etkili olmanız gerektiğidir.

Sürekli yapılacaklar listesine bir alternatif, çalışmayı belirli zaman aralıklarında planlamak, kesintiler, dikkat dağıtıcı şeyler ve bir tür acil durum veya programı ayarlarken unuttuğunuz çok önemli bir şey için çekilmeye izin vermektir. Ve sonra işin yapılabilmesi için bu programa devam edin. Başka bir şey üzerinde çalışıyorsanız, o zamanlar neyi yeniden planlayın. Bu yapılamazsa, önceki paragrafa bakın. Zamanı engellediğiniz bir şey üzerinde çalışırken, telefonunuzu bir çekmeceye koyun ve gerçek bir acil durum dışında herhangi bir kesintiye izin vermeyin. [A sign on a client’s desk said, “Your failure to plan does not constitute an emergency on my part.” Do not get pulled into someone else’s self-created emergency.] Bir öneri, iş için 45 dakikayı ve çağrılara, metinlere ve e -postalara yanıt vermek ve daha sonra o saate geri dönmek için 15 dakikayı engellemektir.

O saat planlarken, bu projenin saatinize değip değmeyeceğini veya devredilip verilmeyeceğini, daha sonra ertelenmesi veya belki de yapılması gerekip gerekmediğini değerlendirebilirsiniz. Bu saati bir kenara bırakmak, bu proje üzerinde çalışma taahhüdü ve sadece bu proje. Daha uzun bir proje ise, beş saat sürecek bir şey söyleyin, bu zamanınızın beş saatine değecek bir şey olup olmadığını veya bir kısmının veya hepsinin devredilmesi gerekip gerekmediğini sorgulamanız gerekir.

Son Düşünceler

Yetkilendirilmiş iş için, kullandığım bir yöntem, doğru şekilde başlattıklarından emin olmak ve daha sonra her saati kontrol etmek için 30 dakika veya bir saat sonra (uzmanlık seviyelerine bağlı olarak) yapan kişiyi kontrol etmektir. Bu kontroller 2 dakikalık bakışlardır. Projenin niteliğinin bunu tamamlamanız gerekiyorsa, bunun için gereken yarım saat veya 45 dakikayı bir kenara koyun. Bu proje nihayet tamamlandığında, muhtemelen bir saatten fazla ve asistanınız, belki de beş saat geçirmezdiniz. Bu yöntem projeye bir saat ekleyecekti, ancak bunlardan beşi tüm projeyi yaptığınızdan çok daha düşük bir “maliyet”. Daha sonra diğer projeler için dört saati serbest bıraktınız. Ayrıca, birisine muhtemelen tekrar yapabilecekleri bir şey öğrettiniz ve gelecekteki zamanınızın bir kısmını daha da yayınladınız.

Bu işe yarıyor! Deneyin!

İşte aynı damar boyunca yayınladığım önceki bir blogun bağlantısı.

20 maddelik bir “yapılacaklar” listesinin nasıl ele alınacağı Gönderi ilk olarak Witum'da ortaya çıktı.